Manual de Contas a Pagar Faktory One

MANUAL DE CONTAS A PAGAR

FAKTORY ONE

Versão Faktory 2.1903.13812

OBJETIVO DO MANUAL

Este manual tem o objetivo de auxiliar o usuário na usabilidade da funcionalidade Contas a Pagar do sistema Faktory One.

Através da funcionalidade de Contas a Pagar é possível gerenciar todos os deveres financeiros da empresa. Neste manual veremos como realizar os lançamentos de títulos, provisões e adiantamentos e como gerencia-los. Todos os cadastros e parâmetros necessários para as movimentações no contas a pagar destacados e exemplificados. Ao final veremos os relatórios e consultas, os principais casos em que se aplicam e como utilizar os filtros.

Ao final do manual encontra-se o documento em Word disponível para download.

PARAMETRIZAÇÕES NECESSÁRIAS PARA USO DA FUNCIONALIDADE

A seguir veremos os parâmetros, cadastros e configurações necessárias para a correta utilização das funcionalidades de contas a pagar.

PARÂMETROS

169 - Marcar a opção Finalizar Automaticamente na inclusão da baixa de título. Quando marcado esse parâmetro o sistema marca automaticamente a flag “Finalizar automaticamente após gravar” quando uma baixa é realizada, dessa forma, a baixa já é finalizada no momento da gravação da mesma; eliminando a necessidade de acessar a tela de “Baixa de Títulos” e clicar no botão “Ações” na opção “Finalizar”. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está marcado.

208 - Marcar a opção Finalizar Automaticamente na inclusão do adiantamento. Quando marcado este parâmetro o sistema marca automaticamente a flag “Finalizar automaticamente após gravar” quando a inclusão de um adiantamento é realizada, dessa forma, o adiantamento já é finalizado no momento da gravação do mesmo; eliminando a necessidade de acessar a tela de “Adiantamento de Títulos” e clicar o botão “Ações” na opção “Finalizar”. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

294 - Mostrar coluna Observação na listagem de Títulos Pagar/Receber. Quando marcado este parâmetro o sistema traz na grid das telas iniciais de títulos a coluna “Observações”. Dessa forma é possível ler as observações registradas no lançamento do título sem a necessidade de abrir o título para visualização. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

15 - Código de Documento padrão para inclusão de novas Provisões de Adiantamento de Contas a Pagar. Neste parâmetro deve ser informado qual o documento padrão o sistema irá trazer automaticamente na inclusão de uma provisão de adiantamento a pagar. Este documento deve ser auto numerável. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está marcado com o documento “PA - Provisão de Adiantamento”.

23 - Código de Documento padrão para inclusão de Adiantamentos de contas a pagar. Neste parâmetro deve ser informado qual o documento padrão o sistema irá trazer automaticamente na inclusão de um adiantamento a pagar. Este documento deve ser auto numerável. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está marcado com o documento “REC - Recibo de Adiantamento”.

24 - Código de Documento padrão para inclusão de transferências de títulos de contas a pagar. Neste parâmetro deve ser informado qual documento o sistema trará automaticamente na tela de transferência de títulos a pagar. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está marcado com o documento “TP - Título a Pagar”. 

172 - Utilizar a opção de finalização para títulos e provisões de adiantamento. Quando marcado este parâmetro o sistema habilita a opção de finalização dos títulos e provisões, ou seja, o título somente pode ser baixado caso esteja finalizado. O sistema habilitará no botão “Ações” das telas iniciais de títulos e provisões a opção “Finalizar”. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

270 - Preenchimento Obrigatório de Meio de Pagamento em baixas de Títulos a Pagar e Receber. Quando marcado este parâmetro o sistema não permite gravar uma baixa de título sem o meio de pagamento estar informado. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

311 - Exige o preenchimento da Observação na baixa dos Títulos Pagar e Receber quando informado um valor nos campos outras baixas ou desconto. Quando marcado esse parâmetro o sistema não permite gravar uma baixa de título na qual foi realizada uma baixa do tipo “outras baixas”, sem ser informado também, alguma descrição no campo “Observação”. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

352 - Atualizar automaticamente o valor do meio de pagamento na inclusão da Baixa de Títulos. Quando marcado esse parâmetro o sistema atualiza automaticamente o valor do meio de pagamento na aba “Meio de Pagamento” de acordo com o valor alterado na coluna “Valor da Baixa” na tela de inclusão de baixa de título. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

357 - Não atualiza automaticamente Fluxo de Caixa na inclusão das Baixas de Títulos, quando tem mais de um tipo de Fluxo de Caixa. Quando marcado este parâmetro o sistema não atualiza a coluna “Valor” da aba “Fluxo de Caixa” quando o valor da baixa é alterado na tela de inclusão de baixa, sendo assim, se este parâmetro estiver marcado, ao alterar o valor da baixa do título, o usuário deve acessar a aba “Fluxo de Caixa” e editar o valor manualmente. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

505 - Validar aplicação no cadastro do Participante. Quando marcado este parâmetro o sistema obriga o usuário a informar a “Aplicação” na aba “Dados Comerciais” no cadastro de participante. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

506 - Validar segmento de mercado no cadastro do Participante. Quando marcado este parâmetro o sistema obriga o usuário a informar o “Segmento de Mercado” na aba “Dados Comerciais” no cadastro de participante. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

507 - Validar região no cadastro do Participante. Quando marcado este parâmetro o sistema obriga o usuário a informar a “Região” na aba “Dados Comerciais” no cadastro de participante. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

508 - Validar unidade de negócio no cadastro do Participante. Quando marcado este parâmetro o sistema obriga o usuário a informar a “Unidade de Mercado” na aba “Dados Comerciais” no cadastro de participante. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está desmarcado.

89 - Utilizar auto numeração no código de cadastro do Participante. Quando marcado esse parâmetro o sistema utiliza auto numeração no código do cadastro dos participantes, dessa forma, não é necessário informar nenhum código. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está marcado.

108 - Status padrão quando utilizado em Baixa de Títulos a Pagar. Neste parâmetro deve ser informado o status padrão que será vinculado ao cheque após o mesmo ser utilizado como meio de pagamento em uma baixa de título a pagar, ou seja, quando o cheque recebido de um cliente é utilizado para pagar um fornecedor. Em nossos exemplos abaixo utilizamos o status “Repassado para Terceiros”.

109 - Status padrão para Contas a Pagar cancelada com cheque vinculado. Neste parâmetro deve ser informado o status padrão que será vinculado ao cheque após a baixa do título a pagar na qual o cheque estava vinculado tenha sido cancelada, no caso em que o fornecedor devolver o cheque por algum motivo. Em nossos exemplos abaixo utilizamos o status “Devolvido”.

353 - Status padrão quando utilizado na finalização do Adiantamento a Pagar. Neste parâmetro deve ser informado o status padrão que será vinculado ao cheque após o mesmo ser utilizado como meio de pagamento em um adiantamento a pagar, ou seja, quando o cheque recebido de um cliente é utilizado para pagar um fornecedor. Em nossos exemplos abaixo utilizamos o status “Repassado para Terceiros”.

115 - Departamento padrão para Pedido de Compra, Nota Fiscal de Compra e Título a Pagar. Neste parâmetro deve ser informado o departamento padrão que será utilizado em pedido de compra, nota fiscal e título a pagar. Em nossos exemplos a seguir utilizamos o parâmetro “Geral”.

14 - Código de Documento padrão para inclusão de novas Baixas de Contas a Pagar. Neste parâmetro deve ser informado qual o documento padrão será vinculado automaticamente às baixas de títulos e provisões. Este documento deve ser utilizado somente em baixas e deve ser auto numerável. Em nossos exemplos a seguir o parâmetro está marcado com o documento “DC - débito/crédito”.

CADASTROS E CONFIGURAÇÕES

Adiante veremos os cadastros e configurações necessárias para a correta utilização das funcionalidades de contas a pagar.

PARTICIPANTES

Para o lançamento de títulos, provisões e adiantamentos é necessário o cadastro do Participante no sistema. Participante é toda pessoa física ou jurídica na qual será vinculado a alguma movimentação financeira.

O cadastro do Participante é feito em Cadastros > Participantes > Participantes; ou na opção Participantes no Menu Cadastros na tela inicial de navegação do sistema Faktory One.

Na tela de cadastros de Participantes encontra-se uma grid com todos os Participantes cadastrados. Na parte superior da tela, estão localizados os botões de operações. Logo abaixo estão localizados os filtros que quando utilizados, diminuem o número de resultados encontrados em sua pesquisa facilitando sua busca. Conforme imagem:

Abaixo, segue a utilização dos botões e suas funcionalidades.

Botão Novo – Permite incluir um novo participante.

Botão Editar – Permite realizar alterações em um cadastro de participante já existente.

Visualizar – Exibe o conteúdo do cadastro do participante em modo leitura.

Botão Excluir – Deleta o cadastro do participante. Esta funcionalidade somente é permitida quando o participante não foi vinculado a nenhuma movimentação.

Botão Atualizar – Atualiza as informações na grid de seleção.

Botão Imprimir – Gera o resultado da seleção da grid em visualização de impressão.

Botão Exportar – Permite exportar a Grid de seleção para os seguintes formatos abaixo: Excel 2007 (xlsx), Excel 97-2003 (xls), Arquivo PDF, Arquivo HTML, Texto Formato (rtf), Separado por Vírgula (csv) e Texto Tabulado (txt).

Cadastrando novo participante

Para cadastrar um novo participante, clique no botão “Novo”, em seguida será aberta a tela de Inclusão de Participante, conforme mostra imagem abaixo:

A tela de cadastro de Participante é dividida em abas. Vejamos adiante como preencher cada campo. Neste nosso exemplo cadastramos um Participante do tipo Fornecedor.

Aba Dados Gerais

Código – Será preenchido automaticamente se o parâmetro 89 estiver marcado. Caso não esteja marcado, o usuário deve definir um código alfanumérico para identificar o participante.

Código Crachá – Neste campo o usuário poderá informar o número de identificação do participante, caso seja um colaborador da empresa.

Tipo Pessoa – Selecione uma das opções abaixo: Pessoa Jurídica ou Pessoa Física.

Razão Social – Informe a razão social do participante.

Nome Fantasia – Informe o nome fantasia do participante

CPF/CNPJ – Informe o CPF se o participante for uma pessoa física ou CNPJ se o mesmo for uma pessoa jurídica.

RG/Inscrição Estadual – Informe o RG se o participante for uma pessoa física ou Inscrição Estadual se o mesmo for uma pessoa jurídica.

ID Estrangeiro – Informe o ID (Identidade) estrangeiro do participante. Somente se o participante for estrangeiro e não possuir RNE (Registro Nacional de Estrangeiro).

Inscrição Municipal – Informe a Inscrição Municipal do participante, se houver.

Inscrição Suframa – Informe a Inscrição Suframa do participante, caso o mesmo seja cadastrado na região da Superintendência da Zona Franca de Manaus.

RNTC – Informe o Registro Nacional de Transportador de Carga, se o participante for do tipo transportadora.

Flag Optante pelo Simples Nacional – Marque esta opção caso o participante seja optante pelo Simples Nacional. Para consultar se o participante é optante pelo Simples Nacional, verifique o seguinte endereço eletrônico:(http://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/aplicacoes.aspx?id=21). Esta marcação é necessária devido ao cálculo de tributação nas operações de Notas Fiscais de saída.

Grupo – Informe o grupo no qual o participante faz parte. Esta informação não é obrigatória e somente será exibida em relatórios. Para cadastrar o Grupo, acesse Cadastros > Participantes > Grupos.

CEP – Informe o CEP do participante. Após informar o CEP, clique no botão ao lado em forma de lupa para que seja realizada a consulta e preenchimento automático do endereço.

Endereço – Informe o logradouro. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP. Caso o endereço esteja incorreto, o mesmo deve ser corrigido.

Número – Informe o número referente ao endereço do participante.

Bairro – Informe o bairro referente ao endereço do participante. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP.

Complemento – Informe um complemento para o endereço se for necessário.

País – Informe o país que o participante se estabelece. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP.

Estado – Informe o estado da federação que o participante se estabelece. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP

Cidade – Informe o município que o participante se estabelece. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP.

Data de Início da Atividade – Informe a data em que a empresa começou a realizar atividades com este participante.

Flag Inativo – Marque essa flag somente nos casos em que o participante não deve ser mais selecionado em nenhuma movimentação do sistema. Este participante estará bloqueado para qualquer lançamento ou movimentação no sistema.

Data de Cadastro – Este campo é preenchido automaticamente com a data atual em que está sendo feito o cadastro do participante.

Atualizado Em – Este campo é preenchido automaticamente com a data da última edição no cadastro do participante.

Atualizado Por – Este campo é preenchido automaticamente com o nome de login do usuário que realizou a última edição no cadastro do participante.

Quadro Tipo de Participante

O sistema Faktory One possui uma única tela para o cadastro de participante, ou seja, todos os tipos de participantes são cadastrados no mesmo lugar. Cabe ao usuário classificar qual é o “Tipo de Participante”. Dessa forma o banco de dados fica mais leve.

Tipo Cliente – Marque esta flag se o participante for um cliente de sua empresa.

Tipo Fornecedor – Marque esta flag se o participante for um fornecedor de sua empresa.

Tipo Transportadora – Marque esta flag se o participante for uma transportadora.

Tipo Despachante Aduaneiro – Marque esta flag se o participante for um despachante aduaneiro que presta serviços à sua empresa.

Tipo Contas a Pagar – Marque esta flag caso o participante somente possua movimentações no financeiro de contas a pagar.

Tipo Contas a Receber – Marque esta Flag caso o participante somente possua movimentações no financeiro de contas a receber.

Aba Dados Comerciais

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Segmento de Mercado – Selecione o segmento de mercado do participante. O segmento de mercado designa um grupo de fornecedores ou clientes com um determinado grau de hogeneidade em termos de necessidades e de preferências de consumo. Para cadastrar o segmento de mercado, acesse Cadastros > Participantes > Segmentos de Mercado.

Unidades de Negócio – Selecione a unidades de negócio do participante. Unidade de negócio pode ser definida como uma subdivisão da empresa por área de negócio, linha de produto, segmento de atuação de mercado, etc. Consiste na forma adotada por muitas empresas que dividem suas atividades em unidades de negócios independentes, com resultados, estratégias e gestores distintos. Para cadastrar uma unidade de negócio, acesse Cadastros > Participantes > Unidades de Negócio.

Região – Selecione a região do participante. Para cadastrar uma região, acesse Cadastros > Participantes > Regiões.

Aplicação – Selecione a aplicação do participante. Aplicação é a utilidade, uso do participante, ou seja, qual produto ou serviço se aplica a esse participante. Para cadastrar uma aplicação, acesse Cadastros > Participantes > Aplicações.

Mensagem – Informe neste campo uma mensagem que deseja aparecer na tela do sistema sempre que selecionado o participante na inclusão de novos documentos. Ou seja, sempre que vincular esse participante a qualquer movimentação do sistema, essa mensagem de alerta irá surgir na tela. Para isso o parâmetro 388 deve estar habilitado. Este é um campo de texto livre. Veja abaixo um exemplo da mensagem de alerta que irá surgir na tela do sistema:

Aba Contatos

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Quadro Informações gerais de contato

Contato Principal – Informe o nome da principal pessoa de contato.

Telefone 1 – Informe o número de telefone.

Telefone 2 – Informe o segundo número de telefone, se houver.

Website – Informe o endereço de website.

Quadro Incluir Contato

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Em seguida preencha os campos abaixo:

Nome – Informe o nome do contato do participante.

E-mail – Informe o e-mail do contato do participante.

Cargo – Selecione o cargo do contato. Para cadastrar Cargo, acesse Cadastros > Diversos > Cargos.

Data Nascimento – Selecione a data de nascimento da pessoa de contato.

Telefone 1 – Informe o número de telefone do contato.

Telefone 2 – Informe o segundo número de telefone do contato, se houver.

ID do Rádio – Informe o ID do rádio do contato.

Flag NFe – Marque esta opção caso deseje enviar para o e-mail do contato o XML e Danfe das notas fiscais emitidas ao participante.

Flag Compras – Marque esta opção caso deseje enviar para o e-mail do contato a emissão dos pedidos de compras emitidos ao participante.

Flag Vendas – Marque esta opção caso deseje enviar para o e-mail do contato a emissão dos pedidos de vendas emitidos ao participante.

Flag Financeiro – Marque esta opção caso deseje enviar para o e-mail do contato os boletos emitidos ao participante.

Após informar todos os dados, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações.

Aba Endereços

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Em seguida preencha os campos abaixo:

Tipo de Endereço – O participante pode possuir diversos tipos de endereços. Selecione o tipo de endereço adequado. As opções são: Local de Entrega, Local de Cobrança e Local de Faturamento.

CEP – Informe o CEP do endereço. Após informar o CEP, mude para a próxima célula, em seguida o sistema irá trazer automaticamente o endereço.

Endereço – Será preenchido automaticamente após informar o CEP. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP. Caso o endereço esteja incorreto, o mesmo deve ser corrigido, informando o logradouro.

Número – Informe o número referente ao endereço.

Bairro – Informe o bairro referente ao endereço. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP. Caso o bairro esteja incorreto, o mesmo deve ser corrigido.

Complemento – Informe um complemento para o endereço se for necessário.

País – Informe o país. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP. Caso o país esteja incorreto, o mesmo deve ser corrigido.

Estado – Informe o estado da federação. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP. Caso o estado esteja incorreto, o mesmo deve ser corrigido

Cidade – Informe o município. Este campo será preenchido automaticamente após informar o CEP. Caso a cidade esteja incorreta, a mesma deve ser corrigida.

Ponto de Referência – Informe um ponto de referência que auxilie a encontrar o endereço.

Após informar todos os dados, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações.

Aba Fiscal

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Quadro Informações Fiscais

As informações deste quadro devem ser colocadas apenas se o participante possui alguma particularidade fiscal individual, que saia da normatização das demais operações realizadas com todos os demais participantes.

Número do Registro no Suframa – Informe o número do registro Suframa do participante, se houver.

Texto Fiscal ICMS – Selecione o texto fiscal do ICMS específico para o participante.

Texto Fiscal IPI – Selecione o texto fiscal do IPI específico para o participante.

Texto Fiscal PIS – Selecione o texto fiscal do PIS específico para o participante.

Texto Fiscal COFINS – Selecione o texto fiscal do COFINS específico para o participante.

Tipo de Atividade – Selecione o tipo de atividade que o participante se enquadra. Os tipos de atividades podem ser: industrial ou equiparado a industrial; prestador de serviços; atividade de comércio; pessoas jurídicas referidas nos §§ 6º, 8º e 9º do art. 3º da Lei nº 9.718, de 1998; atividade imobiliária e outros. Este campo é muito importante para o correto destaque dos tributos na nota fiscal.

Finalidade Padrão – Selecione a finalidade padrão que se enquadra o participante. A finalidade pode ser: produção, revenda ou consumo. Este campo é muito importante para o correto destaque dos tributos na nota fiscal.

Flag Não Contribuinte – Marque esta opção caso o participante seja uma pessoa jurídica, mas não é contribuinte do ICMS. Este campo é muito importante para o correto destaque dos tributos na nota fiscal.

Flag Produtor Rural – Marque essa flag caso o participante seja um produtor rural. Este campo é muito importante para o correto destaque dos tributos na nota fiscal.

Flag Reter ISS – Marque essa flag caso ao emitir uma nota fiscal de serviço ao participante deva ser retido o ISS.

Aba Financeiro

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Log abaixo temos uma grid dividida em abas.

Aba Contas Bancárias

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Em seguida preencha os campos abaixo:

Banco – Selecione o banco no qual o participante possui conta. Para cadastrar um novo banco, acesse Cadastros > Bancos > Bancos.

N° Agência – Informe o número da agência bancária do participante.

Dígito Agência – Informe o dígito da agência bancária do participante.

N° Conta – Informe o número da conta bancária do participante.

Dígito Conta – Informe o dígito da conta do participante.

Tipo da Conta – Informe o tipo da conta do participante, se conta corrente, aplicação, poupança, etc.

Tipo de Favorecido – Selecione o tipo de favorecido da conta, se pessoa física ou jurídica.

Favorecido – Informe o nome completo do favorecido.

Após informar todos os dados, clique sobre o botão “Terminar Edição” para salvar as informações.

Aba Estabelecimento

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Nesta aba aparece todos os estabelecimentos cadastrados no banco de dados do sistema. Marque a flag “Habilitado” aos estabelecimentos que deseja realizar movimentações com este participante.

Aba Fluxo de Caixa

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Nesta aba aparece todos os estabelecimentos cadastrados na base de dados do sistema. Selecione a conta do plano de contas mais adequado para cada estabelecimento. Se o participante for do tipo cliente, selecione uma conta do tipo recebimento. Se o participante for do tipo fornecedor ou contas a pagar, selecione uma conta do tipo pagamento. Para cadastrar o plano de contas, acesse Cadastro > Fluxo de Caixa > Plano de Contas.

Aba Histórico

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Em seguida preencha os campos abaixo:

Histórico – Informe neste campo qualquer informação relevante que queira deixar registrado ao cadastro do participante.

Data de Cadastro – Esse campo será preenchido automaticamente com a data atual.

Usuário Elaborador – Esse campo será preenchido automaticamente com o nome do login de acesso do usuário que está realizando a edição.

Após informar todos os dados, clique sobre o botão “Terminar Edição” para salvar as informações.

Aba Anexos

O documento inserido nesta aba não permanece gravado no banco de dados do sistema. Nesta aba encontra-se o caminho de acesso ao documento na rede da empresa. Para que todos os usuários tenham acesso ao documento, todos devem ter acesso à mesma rede.

Veja abaixo como preencher cada campo desta aba:

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha.

Arquivo – Neste campo clique sobre o botão “...” e selecione uma das opções:

Arquivo: Será exibida a tela do sistema operacional para buscar e selecionar o arquivo desejado.

Pasta: será exibida a tela do sistema operacional para buscar e selecionar a pasta desejada.

Observações – Informar as observações desejadas que descrevam o arquivo.

Usuário – Esse campo será preenchido automaticamente com o nome do login de acesso do usuário que está realizando a edição.

Data Alteração – Esse campo será preenchido automaticamente com a data atual da última alteração.

Abrir – Ao clicar sobre o botão “...” será exibido a Pasta/Arquivo inserido anteriormente.

Após informar todos os dados, clique sobre o botão “Terminar Edição” para salvar as informações.

Aba Co-agrupados

Nesta aba não é necessário edição alguma, e terá seu preenchimento automático baseando-se no campo “Grupo” informado na aba Dados Gerais, exibindo todos os participantes pertencentes ao mesmo grupo. Desta forma é possível visualizar todos os outros participantes que pertencem ao mesmo grupo. Veja imagem abaixo:

Aba Logotipo

Nesta aba é possível vincular uma imagem que queira vincular ao participante. O formato da imagem pode ser PNG, JPG ou JPEG.

Para incluir uma imagem, clique no botão “Buscar Imagem”, em seguida será exibida a tela do sistema operacional para buscar e selecionar o arquivo desejado.

Após o correto preenchimento de todos os dados do participante, clique no botão “Gravar” que se encontra no lado inferior direito, para salvar o cadastro do participante.

DOCUMENTO

Para o lançamento de títulos, provisões, adiantamentos, lançamentos bancários ou qualquer outra movimentação é necessário o cadastro de um documento. Documento é toda e qualquer informação registrada no sistema de forma automática ou manual, podendo também ser sequencial ou aleatório.

O cadastro de documento é feito em Cadastros > Diversos > Documentos.

Ao acessar a tela principal do cadastro de documentos, será exibido um formulário dividido em duas partes. Na parte superior da tela encontra-se os botões de operações. Logo abaixo estão localizados os filtros, que quando utilizados diminuem o número de resultados encontrados em sua pesquisa, facilitando sua busca. Conforme imagem abaixo:

Cadastrando um novo Documento

Para cadastrar um novo documento, clique no botão “Novo”, em seguida será aberta a tela de Inclusão de Documento, conforme mostra imagem abaixo:

Na tela de cadastro de documento temos a aba Dados Gerais. Veja adiante como preencher cada campo. Neste nosso exemplo iremos cadastrar um documento do tipo título de contas a pagar.

Data de Cadastro – Este campo será preenchido automaticamente com a data atual de cadastro do documento.

Código – Informe o código do documento com no máximo 5 caracteres. Este código servirá como base para identificação do documento durante lançamentos, consultas e relatórios.

Série – Informe a série do documento se necessário, caso esse documento possua uma sucessão. Alguns documentos podem ter uma sequência em cadeia, por exemplo, série 1, série 2, série 3, etc.

Descrição – Informe o nome do documento com no máximo 100 caracteres.

Tipo de Documento – Informe o tipo de documento. O tipo de documento é um controle interno do sistema que define onde serão utilizados os documentos cadastrados no sistema. Por exemplo, o tipo de documento “Título Financeiro” poderá ser utilizado somente na tela de lançamentos de títulos.

Flag Numerar automaticamente – Marque essa flag se deseja que este documento seja auto numerado pelo sistema de forma sequencial, não sendo possível o usuário informar um número para o documento manualmente. Neste nosso exemplo a flag não será marcada, pois o número do título a pagar será informado manualmente.

Último Número Utilizado - Informe o último número utilizado neste documento caso tenha marcado a opção “Numerar automaticamente”. O último número utilizado é o ponto de partida para o sistema iniciar a auto numeração sequencial.

Todos os demais campos descartam preenchimento para a versão Faktory One.

Após informar todos os dados, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações.

PORTADOR

Os lançamentos dos títulos e provisões podem ser vínculos a um portador. Portador de um título é toda instituição ou pessoa que possui a posse do título.

O cadastro de portador é feito em Cadastros > Diversos > Portadores.

Ao acessar a tela principal do cadastro de portadores, será exibido um formulário dividido em duas partes. Na parte superior da tela encontra-se os botões de operações. Logo abaixo estão localizados os filtros que quando utilizados, diminuem o número de resultados encontrados em sua pesquisa facilitando sua busca. Conforme imagem abaixo.

Para cadastrar um novo portador, clique no botão “Novo”. Será aberta a tela de Inclusão de Portador. Preencha o nome da carteira desejada no campo Descrição. Se deseja que os títulos e provisões vinculados a essa carteira não sejam levados em consideração na formação do fluxo de caixa, marque a flag “Desconsiderar no Fluxo de Caixa”. 

Em seguida, clique no botão “Gravar” para finalizar o cadastro do portador.

MEIO DE PAGAMENTO

Para toda movimentação financeira é necessário informar o meio de pagamento. O meio de pagamento é o mecanismo, ou método utilizado na movimentação financeira.

O cadastro de meio de pagamento é feito em Cadastros > Diversos > Meios de Pagamento.

Ao acessar a tela principal do cadastro de meios de pagamento, será exibido um formulário dividido em duas partes. Na parte superior da tela encontra-se os botões de operações. Logo abaixo está localizado o filtro que quando utilizado, diminui o número de resultados encontrados em sua pesquisa facilitando sua busca. Conforme imagem abaixo:

Cadastrando um novo Meio de Pagamento

Para cadastrar um novo meio de pagamento, clique no botão “Novo”, em seguida será aberta a tela de Inclusão de Meio de Pagamento, conforme mostra imagem abaixo:

Descrição – Informe o nome do meio de pagamento desejado.

Tipo – Selecione o tipo do meio de pagamento que o classifique. Os tipos de meio de pagamento podem ser: cheque, cartão de crédito, cartão de débito, duplicata mercantil e outros.

Após informar todos os dados, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações.

PLANO DE CONTAS (FLUXO DE CAIXA)

 Fluxo de Caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, ou seja, o que você recebe e o que paga em seu negócio. Para um bom controle de fluxo de caixa, é necessário garantir registros detalhados de ganhos e gastos. Todas as receitas e despesas, por menores que sejam, precisam ser registradas. Para toda movimentação financeira realizada no sistema Faktory One é necessário vincular a uma conta do fluxo de caixa. A conta do fluxo de caixa serve para classificar e padronizar as entradas e saídas. O conjunto das contas de entradas e saídas é chamado de plano de contas.

É muito importante que o plano de contas seja definido e cadastrado antes da implantação do sistema Faktory One. A alteração de plano de contas após movimentações financeiras terem sido realizadas, pode acarretar em inconsistências na análise dos dados financeiros.

O cadastro do plano de contas é realizado em Cadastro > Fluxo de Caixa > Plano de Contas.

Ao acessar a tela principal do cadastro de Plano de Contas, será exibido um formulário dividido em duas partes. Na parte superior da tela encontra-se os botões de operações. Logo abaixo está localizado o filtro que quando utilizado, diminui o número de resultados encontrados em sua pesquisa facilitando sua busca. Conforme imagem abaixo:

Cadastrando um novo Plano de Contas

Para cadastrar um novo plano de contas, clique no botão “Novo”, em seguida será aberta a tela de Inclusão de Plano de Contas, conforme mostra imagem abaixo:

Veja abaixo como preencher cada campo da tela.

Descrição – Informe o nome do plano de contas.

Estrutura do Plano de Contas – Selecione a estrutura de plano de contas que deseja estruturar o plano de contas. Para cadastrar uma nova estrutura, acesse Cadastros > Fluxo de Caixa > Estrutura.

Nesta tela criaremos todo o plano de contas a partir dos botões destacados

Adicionar Conta: Este botão adiciona novas contas em um mesmo nível. Por exemplo se a linha selecionada estiver marcada no nível “1” e clicarmos neste botão será criado no mesmo nível a linha “2”. Observe que será criado uma nova conta com o mesmo nível. Após criar cada linha é preciso informar a descrição do Nível.

Na coluna “Pagamento/Recebimento” selecione se esta conta é do tipo pagamento ou recebimento, ou seja, conta de saída ou entrada.

Adicionar Conta Abaixo: Este botão adiciona nova conta em um nível abaixo. Por exemplo se a linha selecionada estiver marcada no nível “1” e clicarmos neste botão, será criado no nível seguinte a linha “1.01”. Observe que será criada uma nova conta no nível seguinte. Após criar cada linha é preciso informar a descrição do nível.

Caso deseje excluir alguma conta, clique na linha sobre ela e em seguida clique no botão “Excluir Conta”. Ao selecionar uma conta sintética e clicar em “Excluir Conta” todas as contas analíticas vinculadas a esse nível também será excluída.

Após criar todas as contas do plano de contas, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações.

USO DA FUNCIONALIDADE DE FATO (CONTAS A PAGAR)

LANÇAMENTO DE TÍTULO A PAGAR

Esta ferramenta tem a função de criar no sistema os títulos a pagar da empresa. Ao realizar uma compra de produtos ou serviços, por exemplo, o usuário deve lançar no sistema os títulos a serem pagos. Além de contas a pagar originadas de compras, a empresa também pode ter outras despesas, tais como: empréstimos contratados, folha de pagamento, impostos e taxas, e etc.

O lançamento dos títulos a pagar é feito em Financeiro > Contas a Pagar > Títulos.

Ao acessar a tela principal dos títulos a pagar será exibido um formulário dividido em duas partes. Nesta tela encontram-se todos os títulos a pagar já elaborados no sistema. Para facilitar a visualização você poderá realizar pesquisas através dos filtros da tela, conforme imagem abaixo:

Ao selecionar uma opção nos filtros clique no botão “Localizar” para o sistema filtrar as informações. Neste exemplo, utilizamos o filtro “Participante” e o filtro “Status”, selecionando as três opções: aberto, parcial e total. Note que após a utilização dos filtros “Participante” e “Status” a grid mostra somente os títulos a pagar deste participante. Veja imagem abaixo:

Note também que os títulos possuem três tipos de status, sendo eles:

Em aberto (vermelho). Título ainda se encontra em aberto no sistema.

Parcial (amarelo). Título foi baixado parcialmente.

Total (verde). Título foi baixado totalmente.

Para criar um novo título a pagar clique no botão “Novo”, será exibida a tela conforme imagem abaixo:

Veja abaixo como preencher cada campo:

Estabelecimento – Selecione o estabelecimento a que pertence o título. Como padrão o sistema trará o estabelecimento em que o usuário estiver logado.

Participante – Selecione o participante do título a pagar.

Documento – Selecione o documento do título.

Nº Documento – Informe o número do documento caso o documento não seja auto numérico.

Parcela – Informe o número da parcela, se for parcela única informe o número 1.

Valor do título – Informe o valor do título.

Data de Emissão – Selecione a data de emissão do título a pagar. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Lançamento – Selecione a data de lançamento do título no sistema. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Vencimento – Selecione a data do vencimento do título a pagar.

Vencimento Original – Neste campo será mostrado a primeira dará de vencimento selecionada, mesmo após futuras edições na data de vencimento.

Portador – Selecione o portador do título.

Conta – Selecione a conta bancária que será movimentada na baixa do título a pagar.

Meio de Pagamento Previsto – Selecione o meio de pagamento que provavelmente será utilizado para a quitação do título.

Valor Desconto – Informe o valor de desconto do título, se houver. O valor de desconto o título será subtraído ao valor do título no campo “Valor Total”.

Valor Juros – Informe o valor dos juros em caso de atraso da quitação do título por parte da empresa. O valor de juros será somado ao valor do título no campo “Valor Total”.

Valor Multa – Informe o valor da multa em caso de atraso da quitação do título por parte da empresa. O valor da multa será somado ao valor do título no campo “Valor Total”.

Valor Total – Neste campo podemos visualizar o valor total do título a pagar.

Criado por – Este campo é preenchido automaticamente com o nome de login do usuário que está lançando o título a receber.

Observações – Descreva alguma observação ao título se necessário.

Aba Rateio por Projeto

No sistema Faktory One todas as movimentações realizadas no sistema podem ser vinculadas a um projeto específico. Projeto é uma série de atividades temporárias com o objetivo de produzir um resultado único. Para mensurar este resultado é necessário que toda movimentação realizada referente a este seja apontada ao projeto. Dessa forma, no decorrer ou ao final do projeto é possível analisar os resultados obtidos. Para cadastrar um projeto, acesse Cadastros > Projetos > Projetos.

Ao lançar um título a pagar é possível vincular esta despesa a um projeto específico na aba rateio por projeto.

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Em seguida, preencha os campos abaixo.

Projeto – Selecione o projeto desejado que queira vincular ao título.

Item do Projeto – Selecione o item do projeto que queira vincular ao título.

Valor do Rateio – Informe o valor do rateio que será vinculado ao título. O valor do rateio pode ser menor que o valor do título, em caso de que apenas parte do valor do título se refere a esse projeto. Também, o título pode ser rateado a mais de um projeto, mas o valor do rateio não pode ultrapassar o valor total do título. Para adicionar mais um projeto ao rateio clique no botão “Adicionar” e preencha nova linha de projeto.

Neste nosso exemplo, não rateamos o título a um projeto, pois trata-se de uma despesa geral da empresa.

Aba Fluxo de Caixa

Todo lançamento financeiro no sistema Faktory One deve ser informado o fluxo de caixa, ou seja, o lançamento deve estar vinculado a uma conta do plano de contas. Dessa forma, será possível analisar os resultados financeiros obtidos pela empresa e realizar previsões.

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Em seguida, preencha os campos abaixo.

Estabelecimento – Selecione o estabelecimento na qual será realizada a movimentação financeira vinculada ao título.

Departamento – Selecione o departamento que deseja vincular ao título, também conhecido como centro de custo. Para cadastrar um novo departamento, acesse Cadastros > Fluxo de Caixa > Departamentos.

Conta – Selecione a conta do fluxo de caixa que se enquadre esta despesa.

Percentual – Informe o percentual do título rateado a esta conta.

Valor – Informe o valor do título rateado a essa conta. Ao informar o valor do percentual esse campo será alterado automaticamente, mas pode ser editado se necessário.

O título a pagar pode ser vinculado a mais de uma conta de fluxo de caixa, se necessário. Lembrando que a soma dos valores vinculados a cada conta não pode ultrapassar o valor total do título a pagar. A soma dos percentuais não deve passar de 100% do valor do título. Para informar mais uma conta de fluxo de caixa, clique no botão “Adicionar” para inserir mais uma linha, em seguida repita o preenchimento de acordo com sua necessidade.

Aba Anexos

O documento inserido nesta aba não permanece gravado no banco de dados do sistema. Nesta aba encontra-se o caminho de acesso ao documento na rede da empresa. Para que todos os usuários tenham acesso ao documento, todos devem ter acesso à mesma rede.

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha.

Arquivo – Neste campo clique sobre o botão “...” e selecione uma das opções:

Arquivo: será exibida a tela do sistema operacional para buscar e selecionar o arquivo desejado.

Pasta: será exibida a tela do sistema operacional para buscar e selecionar a pasta desejada.

Observações – Informar as observações desejadas que descrevam o arquivo.

Usuário – Esse campo será preenchido automaticamente com o nome do login de acesso do usuário que está realizando a edição.

Data Alteração – Esse campo será preenchido automaticamente com a data atual da última alteração.

Abrir – Ao clicar sobre o botão “...” será exibido a Pasta/Arquivo inserido anteriormente.

Após informar todos os dados do título a pagar, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações. Em seguida você será redirecionado à tela inicial de títulos a pagar. Veja que o título criado se encontra na grid. Veja imagem abaixo:

AÇÕES DE TÍTULOS A PAGAR

Após o lançamento do título é possível realizar algumas ações. Note que na parte superior da tela de Títulos a Pagar encontra-se o botão “Ações”. Ao clicar na seta apontada para baixo que se encontra ao lado direito do botão, podemos visualizar as seguintes ações: Baixar, Desdobrar, Transferir e Cancelar. A seguir vejamos como funciona cada ação.

Ações - Baixar

Para baixar um título a pagar, selecione o título desejado marcando-o com a flag na caixa de seleção que se encontra na grid, em seguida clique no botão “Ações” e selecione a opção Baixar. Logo em seguida será aberta a tela de baixa de títulos a receber. Maiores detalhes sobre baixa de títulos a pagar veja adiante em Baixas de Contas a Pagar.

Ações - Desdobrar

No sistema Faktory One é possível desdobrar um título a pagar, ou seja, dividir o valor do título em diversas parcelas. Para desdobrar um título, selecione o título desejado marcando-o com a flag na caixa de seleção que se encontra na grid, em seguida clique no botão “Ações” e selecione a opção Desdobrar. Logo em seguida será aberta a tela de Desdobramento de Título a Pagar, conforme imagem abaixo:

Nesta tela o usuário deve escolher o número de parcelas que deseja desdobrar o título. Veja abaixo como preencher cada campo:

Número de Parcelas – Selecione o número de parcelas que deseja desdobrar o título. Neste nosso exemplo iremos dividir o título em 2 parcelas.

1º Vencimento – Escolha a data do vencimento da primeira parcela.

Intervalo – Escolha a intermitência em dias da data de vencimento das parcelas, ou seja, o intervalo entre uma parcela e outra. Neste nosso exemplo colocamos 30 dias.

Após definir o número de parcelas, vencimento e intervalo, clique no botão “Gerar parcelas desdobradas”. Em seguida, logo abaixo na grid, será mostrado o resultado do desdobramento. Nesta grid encontramos as parcelas desdobradas. Caso haja a necessidade é possível editar os dados individuais das parcelas como: data de vencimento, valor, desconto, juros, multa, total e observações. Neste nosso exemplo iremos alterar a data de vencimento da segunda parcela, conforme mostra imagem abaixo:

Alteramos a data de vencimento de 10/07/2019 para 15/07/2019. Após a edição das parcelas, clique no botão “Gravar”. Em seguida, note que na grid de títulos a pagar, o título TP106 se encontra com as parcelas 1 e 2, veja imagem abaixo:

Ações - Transferir

Para transferir um título a pagar, selecione o título desejado marcando-o com a flag na caixa de seleção que se encontra na grid, em seguida clique no botão “Ações” e selecione a opção Transferir. Logo em seguida será aberta a tela de Transferência de Título a Pagar. Maiores detalhes sobre transferência de títulos a pagar veja adiante em Transferência de Título.

BAIXAS DE CONTAS A PAGAR

A baixa de contas a pagar se refere a liquidação do título a pagar. Desta forma, logo que a empresa efetivar o pagamento do compromisso assumido é necessário registrar o pagamento, ou seja, realizar a baixa, controlando todas as informações relativas a esta obrigação.

Com o sistema Faktory One, o vínculo dos valores pagos é feito de forma automática à conta de destino (caixa ou banco), registrando automaticamente na conta o pagamento do valor X, na data Z, referente ao título número W, por exemplo.

A baixa de contas a pagar é feita em Financeiro > Contas a Pagar > Baixa de Títulos.

Ao acessar a tela principal de Baixa de Títulos a Pagar será exibido um formulário dividido em duas partes. Acima vemos os filtros que podem ser utilizados para facilitar a localização de uma baixa específica, e abaixo vemos as baixas de títulos a pagar, conforme você poderá verificar na imagem abaixo:

Como padrão o sistema traz na grid somente os títulos que ainda não foram finalizados, com o Status de Elaboração como “Em Edição”, ou seja, a confirmação da baixa ainda não foi realizada.

Uma única baixa pode conter mais de um título a pagar, ou seja, é possível baixar vários títulos de uma única vez, registrando assim somente uma baixa. Para visualizar quais os títulos compõem a baixa de títulos a pagar, clique no botão em forma de “+” que se encontra na grid de seleção ao lado de cada título. Veja imagem abaixo:

Neste exemplo acima, veja que a baixa de número DC27 com valor de R$1.333,34 é composta por dois títulos, sendo eles TP110-1e TP110-2 no valor de R$666,67 cada.

Para realizar a baixa de um título a pagar, clique no botão “Novo”. Será exibida a tela conforme imagem abaixo:

Em seguida será a aberta a tela de Inclusão de Baixa de Título a Pagar. Para selecionar um título que deseja baixar, clique no botão “Adicionar Títulos”. O usuário será direcionado para a tela de Títulos a Pagar. Nesta tela aparece todos os títulos a pagar que ainda não foram baixados. Utilize os filtros para localizar um título específico. Neste nosso exemplo utilizamos o filtro “Participante”. Veja imagem abaixo:

Para selecionar o título desejado, marque-o com a flag na caixa de seleção que se encontra na grid, em seguida clique no botão “Selecionar”.

Após selecionar o título desejado o usuário será redirecionado de volta à tela de Inclusão de Baixa de Título a Pagar. Note que o título selecionado anteriormente se encontra nesta tela. Para adicionar mais algum título a essa baixa, repita o procedimento clicando no botão “Adicionar Títulos”. Para excluir algum título da baixa, selecione o título na tela da baixa e em seguida clique no botão “Excluir Selecionado”.

Para realizar a baixa do título alguns campos devem ser informados. Veja abaixo como preencher cada campo.

Estabelecimento – Informe o estabelecimento que irá realizar a baixa do título. Como padrão o sistema traz o mesmo estabelecimento apontado no título a pagar.

Data da Baixa – Informe a data da baixa do título a pagar, ou seja, a data que a empresa irá registrar a movimentação financeira de saída. Como padrão o sistema traz a data atual.

Documento – Selecione o documento de registro da baixa. Como padrão o sistema traz o documento DC - Débito/Crédito. Aconselhamos que o tipo de documento selecionado seja do tipo auto numerável, para melhor controle da sequência das baixas.

Número de documento – Informe o número de documento da baixa, caso o tipo de do documento não seja auto numerável. Neste nosso exemplo não iremos informar o número de documento, pois o documento DC é auto numerável.

Conta – Selecione a conta financeira da empresa que será movimentada com a confirmação da baixa. Pode ser uma conta bancária ou conta caixa.

Flag Finalizar automaticamente após gravar – Marque essa flag caso deseje que a baixa do título a pagar seja finalizada automaticamente após a gravação da baixa. Neste caso será desnecessário a finalização da baixa na tela principal de baixa de títulos a pagar. Aconselhamos que a flag seja desmarcada caso a conferência e finalização das baixas sejam feitas por um usuário diferente daquele que elaborou as baixas. Mas se o usuário que conferem as baixas for o mesmo que as elaboram, essa flag pode ficar marcada para agilizar o processo de baixas de títulos. Para deixar essa flag sempre marcada habilite o parâmetro 169. Neste exemplo, deixaremos a flag marcada.

Flag Não gerar conciliação bancária automaticamente – Marque essa flag caso não queira que a conciliação bancária seja feita ao finalizar essa baixa, ou seja, caso não queira que o lançamento bancário seja conciliado automaticamente ao finalizar a baixa do título a pagar. Aconselhamos que essa flag seja marcada se o usuário que confirma e finaliza a baixa do título a pagar seja diferente do usuário que realiza a conciliação bancária. Mas se o usuário que finaliza a baixa for o mesmo que faz a conciliação bancária essa flag pode ficar desmarcada para agilizar o processo de conciliação bancária. Neste nosso exemplo, deixaremos a flag desmarcada.

Aba Meio de Pagamento

Para informar o meio de pagamento da baixa do título a pagar, acesse a aba Meios de Pagamento. Em seguida clique no botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Veja imagem abaixo:

Na coluna “Meio de Pagamento” selecione o meio de pagamento desejado. É possível selecionar mais de um meio de pagamento para a mesma baixa, em caso de a empresa ter feito o pagamento do título com meios de pagamento diferentes. Na coluna “valor” informe o valor pago através do meio de pagamento selecionado. Para adicionar mais um meio de pagamento, clique no botão “Adicionar” e repita o procedimento. A soma de todos os meios de pagamento não deve ser inferior ao valor total da baixa. Caso a soma dos meios de pagamento seja maior que o valor total da baixa, o sistema irá mostrar a seguinte pergunta:

Caso deseje que o sistema gere um adiantamento a pagar em nome do participante, clique no botão “Sim”, caso contrário, clique no botão “Não” e corrija o valor do meio de pagamento. Para excluir um meio de pagamento, selecione-o e clique no botão “Cancelar Edição” em formato de x, em seguida clique no botão “Remover” em formato de uma lixeira.

Neste nosso exemplo, informamos o meio de pagamento Transferência e Dinheiro. Ao informar o segundo meio de pagamento, a coluna “valor” será automaticamente preenchida com o saldo restante.

Aba Fluxo de Caixa

Nesta aba podemos observar as informações do fluxo de caixa informadas anteriormente no lançamento do título, como departamento e conta do plano de contas. Se necessário realizar alguma alteração, basta clicar na coluna desejada e realizar a edição. Em seguida clique no botão “Terminar Edição” em forma de disquete.

Aba Observações

Nesta aba podemos observar o nome do participante, documento e número do título e as observações que foram informadas no momento do lançamento do título. Se necessário escreva mais alguma informação que queira registrar à baixa do título.

Aba Títulos

Nesta aba podemos observar uma grid com o título a pagar selecionado anteriormente. Nesta grid é possível realizar apontamentos sobre a baixa do título em alguns campos, sendo eles:

Valor da Baixa – Informe neste campo o valor do título que deseja baixar. É possível baixar um valor abaixo do valor integral do título, em caso de baixa parcial, quando a empresa quitou apenas parte do valor do título. Quando informado um valor a menor neste campo, automaticamente a coluna “Saldo” é preenchida com o valor restante para a quitação do título.

Juros – Informe o valor dos juros em caso de atraso da quitação do título por parte da empresa. O valor de juros será somado ao valor da baixa no campo “Total Pago”.

Multa – Informe o valor da multa em caso de atraso da quitação do título por parte da empresa. O valor da multa será somado ao valor da baixa no campo “Total Pago”.

Desconto – Informe o valor de desconto do título, se houver. O valor de desconto o título será subtraído ao valor da baixa no campo “Total Pago”.

Outras Baixas – Informe neste campo o valor da baixa que não deve movimentar o financeiro, nos casos em que o título deve ser baixado mas não deve ser apontada a movimentação financeira na conciliação bancaria, nos casos de perdão de dívida, por exemplo, o título é baixado para não continuar em aberto, mas não houve a movimentação de saída em nenhuma conta. O valor informado nesta coluna será abatido do campo “Total Pago”.

Após informar todos os dados da baixa, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações. Em seguida você será redirecionado de volta à tela inicial de baixas de títulos a pagar. Como foi marcado a flag “finalizar automaticamente após gravar”, a baixa já se encontra finalizada. Caso a baixa não estivesse finalizada, com o status elaboração “em edição”, seria necessário finalizar a baixa; selecionando a baixa desejada e em seguida clicar no botão “Ações” e selecionar a opção “Finalizar”. Neste nosso exemplo a baixa já está finalizada. Para visualizar as baixas já finalizadas, marque a flag “Exibir Finalizados” em seguida clique no botão “Localizar”. Veja imagem abaixo:

Note na imagem acima a baixa DC29 com o status elaboração como finalizado.

AÇÕES DE BAIXA DE TÍTULOS A RECEBER

Ações - Cancelamento

Para realizar o cancelamento de uma baixa, em caso de do usuário ter realizado uma baixa equivocada ou houve um estorno do pagamento, selecione a baixa desejada com a flag na grid de seleção e clique no botão “Ações” e selecione a opção Cancelamento. Neste nosso exemplo iremos selecionar a baixa DC22 do participante JM Pereira. Veja imagem abaixo:

Ao clicar na opção Cancelamento será aberta a tela de Cancelar Documento. Nesta tela selecione o motivo de cancelamento apropriado. Caso o motivo de cancelamento desejado não apareça nas opções, cadastre-o em Cadastro > Diversos > Motivos de Cancelamento.

Após selecionar o motivo de cancelamento desejado, clique no botão “Gravar”.

Para visualizar o cancelamento da baixa, marque a flag “Exibir Cancelados”, em seguida clique no botão “Localizar”.

Note que a baixa cancelada se encontra na grid na cor vermelha.

Após o cancelamento da baixa o título volta ao status original “em aberto”, com o ícone na cor vermelha. Veja abaixo a tela de títulos a pagar:

Note que o título TP100 da JM Pereira no valor de R$600,00 se encontra com o ícone na cor vermelha ou seja, o título se encontra em aberto.

PROVISÃO DE ADIANTAMENTO A RECEBER

Provisão de Adiantamento a Receber refere-se a antecipação monetária de determinada compra para entrega futura. Presenciamos o adiantamento a pagar, geralmente, na compra de produtos de grande valor, e muitos fornecedores, por segurança, solicitam essa antecipação de seu cliente, antecipação esta também conhecida por sinal.

A provisão de adiantamento a pagar nada mais é do que informar ao sistema que em determinada data futura a empresa tem um valor adiantado para pagar a seu fornecedor. Este procedimento é normalmente feito quando o fornecedor quer que a empresa pague parte do valor do título antes da entrega do produto ou serviço.

A programação de uma Provisão de Adiantamento a Pagar é feita em Financeiro > Contas a Pagar > Provisão de Adiantamento.

Ao acessar a tela principal de Provisão de Adiantamento a Pagar será exibido um formulário dividido em duas partes, conforme você poderá verificar na imagem abaixo:

Nesta tela encontram-se todas as Provisões de Adiantamentos a Pagar já elaboradas no sistema, mas que ainda se encontram em aberto. Para facilitar a visualização você poderá realizar pesquisas através dos filtros da tela. Ao selecionar uma opção nos filtros clique no botão “Localizar” para o sistema filtrar as informações. Neste exemplo abaixo, utilizamos o filtro “Participante”.

As provisões possuem três tipos de status, sendo eles:

Em aberto (vermelho). Provisão ainda se encontra em aberto no sistema.

Parcial (amarelo). Provisão foi baixada parcialmente.

Total (verde). Provisão foi baixada totalmente.

Para criar uma Provisão de Adiantamento a Pagar clique no botão “Novo”, será exibida a tela conforme imagem abaixo:

Note que será aberta a tela de Inclusão de Provisão de Adiantamento a Pagar. Veja abaixo como preencher cada campo:

Estabelecimento – Selecione o estabelecimento a que pertence a provisão de adiantamento a pagar. Como padrão o sistema traz o estabelecimento em que o usuário estiver logado.

Participante – Selecione o participante da provisão de adiantamento a pagar.

Documento – Selecione o documento da provisão de adiantamento. Como padrão o sistema traz o documento PA - Provisão de Adiantamento

Nº Documento – Informe o número do documento caso o documento não seja auto numérico. Neste nosso exemplo não será necessário pois o documento PA é auto numérico.

Data de Emissão – Selecione a data de emissão da provisão de adiantamento a pagar. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Lançamento – Selecione a data de lançamento da provisão de adiantamento no sistema. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Vencimento – Selecione a data do vencimento da provisão de adiantamento a pagar.

Parcela – Informe o número da parcela, se for parcela único informe o número 1.

Valor da Provisão – Informe o valor da provisão de adiantamento a pagar.

Projeto – Selecione o projeto desejado que queira vincular a provisão de adiantamento a pagar.

Item do Projeto – Selecione o item do projeto que queira vincular a provisão de adiantamento a pagar.

Portador – Selecione o portador da provisão.

Conta – Selecione a conta bancária que será movimentada na baixa da provisão.

Criado por – Este campo é preenchido automaticamente com o nome de login do usuário que está lançando a provisão de adiantamento a pagar.

Observações da Provisão – Descreva alguma observação à provisão se necessário.

Aba Fluxo de Caixa

Todo lançamento financeiro no sistema Faktory One deve ser informado o fluxo de caixa, ou seja, o lançamento deve estar vinculado a uma conta do plano de contas. Dessa forma, será possível analisar os resultados financeiros obtidos pela empresa e realizar previsões.

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha. Em seguida, preencha os campos abaixo.

Estabelecimento – Selecione o estabelecimento na qual será realizada a movimentação financeira vinculada a provisão de adiantamento a pagar.

Departamento – Selecione o departamento que deseja vincular à provisão de adiantamento, também conhecido como centro de custo. Para cadastrar um novo departamento, acesse Cadastros > Fluxo de Caixa > Departamentos.

Conta – Selecione a conta do fluxo de caixa que se enquadre esta despesa.

Percentual – Informe o percentual da provisão de adiantamento rateada a esta conta.

Valor – Informe o valor da provisão rateado a essa conta. Ao informar o valor do percentual esse campo será alterado automaticamente, mas pode ser editado se necessário.

A provisão de adiantamento a pagar pode ser vinculada a mais de uma conta de fluxo de caixa, se necessário. Lembrando que a soma dos valores vinculados a cada conta não pode passar do valor total da provisão de adiantamento a pagar. A soma dos percentuais não deve passar de 100% do valor da provisão. Para informar mais uma conta de fluxo de caixa, clique no botão “Adicionar” para inserir mais uma linha, em seguida repita o preenchimento de acordo com sua necessidade.

Aba Anexo

O documento inserido nesta aba não permanece gravado no banco de dados do sistema. Nesta aba encontra-se o caminho de acesso ao documento na rede da empresa. Para que todos os usuários tenham acesso ao documento, todos devem ter acesso à mesma rede.

Clique sobre o botão “Adicionar” para inserir uma nova linha.

Arquivo – Neste campo clique sobre o botão “...” e selecione uma das opções:

Arquivo: será exibida a tela do sistema operacional para buscar e selecionar o arquivo desejado.

Pasta: será exibida a tela do sistema operacional para buscar e selecionar a pasta desejada.

Observações – Informar as observações desejadas que descrevam o arquivo.

Usuário – Esse campo será preenchido automaticamente com o nome do login de acesso do usuário que está realizando a edição.

Data Alteração – Esse campo será preenchido automaticamente com a data atual da última alteração.

Abrir – Ao clicar sobre o botão “...” será exibido a Pasta/Arquivo inserido anteriormente.

Após informar todos os dados da provisão de adiantamento a pagar, clique sobre o botão “Gravar” para salvar as informações. Em seguida você será redirecionado de volta à tela inicial de provisões de adiantamento a pagar. Veja que a provisão criada se encontra na grid. Veja imagem abaixo:

AÇÕES DE PROVISÕES DE ADIANTAMENTO A RECEBER

Após o lançamento da provisão de adiantamento é possível realizar algumas ações. Note que na parte superior da tela de Provisões de Adiantamento a Pagar encontra-se o botão “Ações”. Ao clicar na seta apontada para baixo que se encontra ao lado direito do botão, podemos visualizar as seguintes ações: Baixar, Desdobrar, Cancelar e Eliminar Saldo. A seguir vejamos como funciona cada ação.

Ações - Baixar

Quando uma provisão de adiantamento a pagar é baixada, ou seja, a empresa paga o valor provisionado, ela se torna um adiantamento a pagar. Para baixar uma provisão de adiantamento a pagar, selecione a provisão desejada marcando-o com a flag na caixa de seleção que se encontra na grid, em seguida clique no botão “Ações” e selecione a opção Baixar. Logo em seguida será aberta a tela de Inclusão de Adiantamento a Pagar. Maiores detalhes sobre baixa de provisão de adiantamento a pagar veja adiante em Adiantamento de Contas a Pagar.

Ações - Desdobrar

No sistema Faktory One é possível desdobrar uma provisão de adiantamento a pagar, ou seja, dividir o valor da provisão em diversas parcelas. Para desdobrar uma provisão, selecione a provisão desejada marcando-a com a flag na caixa de seleção que se encontra na grid, em seguida clique no botão “Ações” e selecione a opção Desdobrar. Logo em seguida será aberta a tela de Desdobramento de Provisão de Adiantamento a Pagar, conforme imagem abaixo:

Nesta tela o usuário deve escolher o número de parcelas que deseja desdobrar a provisão. Veja abaixo como preencher cada campo:

Número de Parcelas – Selecione o número de parcelas que deseja desdobrar a provisão. Neste nosso exemplo iremos dividir a provisão em 2 parcelas.

1º Vencimento – Escolha a data do vencimento da primeira parcela.

Intervalo – Escolha a intermitência em dias da data de vencimento das parcelas, ou seja, o intervalo entre uma parcela e outra. Neste nosso exemplo colocamos 30 dias.

Após definir o número de parcelas, vencimento e intervalo, clique no botão “Gerar parcelas desdobradas”. Em seguida, logo abaixo na grid, será mostrado o resultado do desdobramento. Nesta grid encontramos as parcelas desdobradas. Caso haja a necessidade é possível editar os dados individuais das parcelas como: data de vencimento e valor. Neste nosso exemplo iremos alterar a data de vencimento da segunda parcela, conforme mostra imagem abaixo:

Alteramos a data de vencimento de 10/07/2019 para 17/07/2019. Após a edição das parcelas, clique no botão “Gravar”. Em seguida, o usuário será redirecionado de volta à tela inicial de provisão de adiantamento a pagar. Note que a provisão PA11 se encontra com parcelas 1 e 2, veja imagem abaixo:

Ações - Cancelamento

Para realizar o cancelamento de uma provisão de adiantamento a receber, selecione-a com a flag na caixa de seleção que se encontra na grid, em seguida clique no botão “Ações” e selecione a opção Cancelar. Neste nosso exemplo iremos selecionar a PA9 do participante RH Recursos e Pessoas. Veja imagem abaixo:

Ao clicar na opção Cancelamento será aberta a tela de Cancelar Documento. Nesta tela selecione o motivo de cancelamento apropriado. Caso o motivo de cancelamento desejado não apareça nas opções, cadastre-o em Cadastro > Diversos > Motivos de Cancelamento.

Após selecionar o motivo de cancelamento desejado, clique no botão “Gravar”.

Para visualizar o cancelamento da baixa, marque a flag “Exibir Cancelados”, em seguida clique no botão “Localizar”.

Note que a provisão cancelada se encontra na grid na cor vermelha.

Somente é possível cancelar uma provisão de adiantamento a pagar que esteja em aberto, ou seja, com o status na cor vermelha. Provisões com o status total e parcial, verde e amarelo não são possíveis fazer o cancelamento. Caso já tenha sido realizado alguma baixa de provisão de forma errônea é necessário cancelar o adiantamento gerado, desta forma a provisão volta a seu status original, em aberto; permitindo assim edições.

Ações - Eliminar Saldo

A provisão de adiantamento a receber é uma forma de informar ao sistema a previsão de um adiantamento a pagar que irá acontecer. Caso a empresa realize apenas parte do adiantamento, e por algum motivo, não irá mais realizar a quitação total da provisão, é possível que o saldo restante da provisão seja eliminado; para que essa provisão não fique pendente na tela inicial de provisões de adiantamento a pagar.

Para eliminar o saldo de uma provisão de adiantamento a pagar ela deve ter sido parcialmente baixada, ou seja, com o status na cor amarela. Para eliminar o saldo de uma provisão, selecione a provisão desejada com a flag na caixa de seleção, em seguida clique no botão “Ações”, e selecione a opção Eliminar Saldo. Veja imagem abaixo:

Neste nosso exemplo, selecionamos a provisão PA10-1 do participante Única Soluções. Note que essa provisão é do valor de R$600,00, mas ainda possui um saldo de R$200,00, ou seja, parte da provisão já foi baixada anteriormente, tornando-se assim um adiantamento de fato.

Após eliminar o saldo, note que a provisão PA10-1, se encontra com o status total, com o ícone na cor verde. E a coluna Saldo se encontra zerada, não possui mais saldo em aberto.

ADIANTAMENTO DE CONTAS A PAGAR

Adiantamento de Contas a Pagar é a concretização do pagamento adiantado, ou seja, a empresa pagou ao fornecedor o valor programado na Provisão de Adiantamento a Pagar. Neste caso deve-se realizar a liquidação do valor provisionado.

O Adiantamento a Pagar é feito em Financeiro > Contas a Pagar > Adiantamento.

Ao acessar a tela principal de Adiantamento a Pagar será exibido um formulário dividido em duas partes. Nesta tela encontram-se todos os adiantamentos a pagar já elaboradas no sistema. Para facilitar a visualização você poderá realizar pesquisas através dos filtros da tela. Ao selecionar uma opção nos filtros clique no botão “Localizar” para o sistema filtrar as informações. Neste exemplo abaixo, utilizamos os filtros “Data de Lançamento De” e “Data de Lançamento Até”, também marcamos a flag “Exibir Finalizados”.

Note também que os adiantamentos possuem três tipos de status, sendo eles:

Em aberto (vermelho). Adiantamento ainda se encontra em aberto no sistema, não foi vinculado a um título.

Parcial (amarelo). Adiantamento está parcial, somente parte do adiantamento foi vinculado a um título.

Total (verde). Adiantamento foi totalmente vinculado a um título.

Para criar um adiantamento a pagar clique no botão “Novo”, será exibida a tela de Inclusão de Adiantamento a Pagar, conforme imagem abaixo:

Para incluir um adiantamento a pagar primeiramente é necessário selecionar o participante, em seguida clique no botão “Adicionar Provisões”, para escolher uma provisão de adiantamento a pagar criada anteriormente; somente é possível criar um adiantamento mediante uma provisão.

Após clicar no botão “Adicionar Provisões”, será aberta a tela de Provisões de Adiantamento a Pagar para que o usuário selecione a provisão que de fato está sendo quitada e transformada em adiantamento de fato. Selecione a provisão desejada com a flag na caixa de seleção, em seguida clique no botão “Selecionar”, conforme imagem abaixo:

Logo após, o usuário será direcionado de volta à tela de Inclusão de Adiantamento a Pagar. Selecione a conta financeira que será movimentada com a saída do adiantamento no campo “Conta”. Informe também a data da movimentação financeira no campo “Data do Adiantamento”, como padrão o sistema traz a data atual, mas pode ser editado. Neste nosso exemplo marcamos a flag “Finalizar automaticamente após gravar”, para que não seja necessário finalizar o adiantamento após a gravação deste documento, caso o usuário que confere os adiantamentos pagos seja diferente do usuário que lança o adiantamento, essa flag pode ficar desmarcada, e o adiantamento deve ser finalizado posteriormente para que haja a confirmação da movimentação. Veja imagem abaixo:

Na aba Provisões encontra-se a provisão selecionada anteriormente. Caso o valor do adiantamento seja menor que o valor da provisão, a coluna “Valor da Baixa” deve ser editado de acordo com a necessidade; a coluna “Saldo” será preenchida automaticamente com o valor restante. Caso o valor total ou parcial da provisão deva ser baixado, mas não deva movimentar a conta financeira, preencha o valor desejado na coluna “Outras Baixas”, dessa forma a provisão será baixada; mas sem apontar a saída financeira na conta. Neste nosso exemplo, iremos receber o valor integral da provisão.

Na aba Meio de Pagamento, informe o meio utilizado pelo estabelecimento para realizar a quitação da provisão de adiantamento a pagar, neste nosso exemplo utilizamos a opção “Transferência”, veja imagem abaixo:

Altere na aba Fluxo de Caixa a conta do plano de contas se necessário, mas como padrão o sistema traz a mesma conta informada anteriormente na provisão.

Após informar todos os dados do adiantamento a pagar, clique no botão “Gravar”. Em seguida o usuário será redirecionado de volta à tela inicial de Adiantamento a Pagar, note que o adiantamento criado a partir da provisão de adiantamento se encontra na tela, com o status elaboração como finalizado, ou seja, a provisão de adiantamento se tornou de fato um adiantamento pago. Veja imagem abaixo:

No entanto, perceba que o ícone do status ainda se encontra na cor vermelha, ou seja, esse adiantamento ainda não foi vinculado a um título a pagar.

VINCULAR UM ADIANTAMENTO A UM TÍTULO

Para que o adiantamento pago não fique em aberto no sistema, deve ser posteriormente, vinculado a um título a pagar. No sistema Faktory One, o título a pagar deve ser lançado manualmente mediante os dados contidos em uma nota fiscal, boleto ou título adquirido de fornecedores, logo, visto que o estabelecimento já adiantou parte desse valor ao fornecedor, o usuário deve vincular o adiantamento pago ao título, para abater do título o valor já pago adiantado pelo estabelecimento ao fornecedor, sobrando assim; somente o saldo do título.

Para vincular um adiantamento pago a um título, acesse a tela de Títulos a Pagar em Financeiro > Contas a Pagar > Títulos. Em seguida utilize os filtros para localizar os títulos lançados manualmente. Neste nosso exemplo, utilizamos o filtro Participante. Veja imagem abaixo:

Note que o participante Casa das Ferragens e Cia, possui cinco títulos em aberto, que somando o saldo dos títulos, temos um valor de R$3.125,00. Visto que em nosso exemplo anterior, esse participante realizou um adiantamento no valor de R$500,00, logo, não se deve cobrar do participante o valor de R$ 3.125,00; mas sim, somente o saldo restante. Neste caso, o usuário deve abater o valor adiantado ao título a pagar.

Para abater um adiantamento pago a um título, selecione o título desejado com a flag na caixa de seleção, em seguida clique no botão “Ações”, e selecione a opção Baixar. Neste nosso exemplo, iremos selecionar o título TP105 -1 no valor de R$900,00. Em seguida será a aberta a tela de Inclusão de Baixa de Títulos a Pagar. Veja Imagem abaixo:

Na tela de Inclusão de Baixa de Títulos a Pagar, acesse a aba Adiantamentos para vincular o adiantamento ao título. Veja imagem abaixo:

Clique no botão “Vincular Adiantamento”. Em seguida será aberta a tela de Adiantamentos a Pagar com todos os adiantamentos em aberto em nome do participante. Veja imagem abaixo:

Selecione o adiantamento desejado com a flag na caixa de seleção, em seguida clique no botão “Selecionar”. Logo após, note que o adiantamento selecionado se encontra na grid da aba Adiantamentos. Veja imagem abaixo:

Para vincular mais de um adiantamento, repita o procedimento. Para desvincular um adiantamento do título, selecione o adiantamento na grid da aba Adiantamentos e clique no botão “Desvincular Adiantamento”.

Volte para a aba Títulos, note que a coluna “Adiantamento” está preenchida com o adiantamento informado anteriormente. Neste nosso exemplo, como não iremos baixar o restante do valor do título, informamos o valor do adiantamento na coluna “Valor da Baixa”. Note que neste momento a coluna “Valor pago” está zerada, pois não estamos pagando nenhum valor, apenas abatendo do título o valor pago anteriormente como adiantamento. Perceba que a coluna “Saldo” está preenchida com o valor restante do título. Veja imagem abaixo:

Após informar todos os dados, clique no botão “Gravar”. Em seguida, o usuário será redirecionado de volta à tela inicial de Títulos a Pagar. Veja imagem abaixo:

Note que o título TP105 – 1 encontra-se com o ícone do status na cor amarela, ou seja, o título a pagar está com status parcial. Note também que a coluna “Saldo” está com o valor de R$400,00 restante.

Quando o adiantamento é vinculado ao título seu status se altera automaticamente para Total. Para verificar, acesse a tela de Adiantamentos a Pagar em Financeiro > Contas a Pagar > Adiantamento. No filtro “Status” marque a opção Total, em seguida, marque também a flag “Exibir Finalizados”, em seguida clique no botão “Localizar”, veja que o adiantamento REC15 no valor de R$500,00 feito anteriormente, agora se encontra com o ícone do status na cor verde, ou seja, o adiantamento foi totalmente vinculado a um título. Veja imagem:

AÇÕES DE ADIANTAMENTO A PAGAR

Ações - Cancelamento

O cancelamento de um adiantamento a pagar é permitido somente se o mesmo estiver com o ícone do status na cor vermelha, ou seja, ainda não foi vinculado a uma baixa de título a pagar. Para realizar o cancelamento de adiantamento a pagar, primeiramente é necessário marcar a flag “Exibir Finalizados” e clicar no botão “Localizar”. A seguir será mostrado na grid abaixo os adiantamentos finalizados, selecione o adiantamento que deseja cancelar com a flag na caixa de seleção, em seguida clique no botão “Ações” e selecione a opção Cancelamento. Neste nosso exemplo iremos selecionar o documento REC9 do participante Única Soluções. Veja imagem abaixo:

Ao clicar na opção Cancelamento será aberta a tela de Cancelar Documento. Nesta tela selecione o motivo de cancelamento apropriado. Caso o motivo de cancelamento desejado não apareça nas opções, cadastre-o em Cadastro > Diversos > Motivos de Cancelamento.

Após selecionar o motivo de cancelamento desejado, clique no botão “Gravar”.

Para visualizar o adiantamento cancelado, marque a flag “Exibir Cancelados”, em seguida clique no botão “Localizar”.

TRANSFERÊNCIA DE TÍTULO

Transferência de Título a Pagar é utilizado para transferir títulos a pagar de um participante para outro participante ou para agrupar vários títulos a pagar, em um só, sejam eles de um mesmo participante ou não. Também para baixar títulos a pagar contra títulos a receber do mesmo participante.

A transferência de título a pagar é feita em Financeiro > Contas a Pagar > Transferir. A funcionalidade Transferir também pode ser acessada através da tela de Títulos a Pagar pelo botão “Ações”.

Ao acessar a tela de Transferência de Títulos a Pagar, será exibida a tela conforme imagem abaixo:

TRANSFERIR A PROPRIEDADE DE TÍTULOS A RECEBER

No sistema Faktory One é possível transferir a propriedade de títulos, ou seja, transferir os títulos de um participante a outro. Para realizar esse tipo de transferência marque a opção “Criar Novo Título”. Em seguida preencha a aba “Novo Título” da seguinte forma:

Estabelecimento – Selecione o estabelecimento a que pertence o novo título. Como padrão o sistema trará o estabelecimento em que o usuário estiver logado.

Participante – Selecione o novo participante na qual irá absorver os títulos de outro participante.

Portador – Selecione o portador do título.

Documento – Selecione o documento do título.

Nº Documento – Informe o número do documento caso o documento não seja auto numérico.

Parcela – Informe o número da parcela, se for parcela único informe o número 1.

Data de Emissão – Selecione a data de emissão do novo título a pagar. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Lançamento – Selecione a data de lançamento do novo título no sistema. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Vencimento – Selecione a data de vencimento do novo título a pagar.

Data da Baixa – Selecione a data da baixa que será registrada aos títulos que serão baixados como “Outras Baixas”, ou seja, sem movimento nas contas financeiras.

Observações – Descreva alguma observação ao título se necessário.

Log abaixo, temos a grid “Títulos”, onde deve ser informado os títulos que serão substituídos. Para adicionar os títulos, clique no botão “Adicionar Títulos”. Em seguida será a aberta a tela de Títulos a Pagar, utilize os filtros para encontrar os títulos desejados, em seguida clique no botão “Localizar”, para que os títulos desejados apareçam na grid abaixo. Neste nosso exemplo, utilizamos o filtro “Participante”. Veja imagem abaixo:

Selecione os títulos desejados com a flag na caixa de seleção, em seguida clique no botão “Selecionar”. Neste nosso exemplo, iremos selecionar três títulos da imagem acima.

Em seguida o usuário será redirecionado de volta à tela de Transferência de Títulos a Pagar, note que os três títulos selecionados anteriormente se encontram na grid “Títulos”. A soma dos três títulos aparece no topo da tela em “Total de Transferência”, no valor de R$ 3.750,00. Veja imagem abaixo:

Na coluna “Transferir” da aba “Títulos” é possível editar o valor do título que deseja transferir ao outro participante, caso o usuário não queira transferir a totalidade dos títulos do participante substituído ao participante substituto. Neste nosso exemplo iremos transferir a totalidade.

Caso queira excluir algum título da grid “Títulos”, selecione-o e clique no botão “Excluir selecionado”.

Na aba “Fluxo de Caixa”, preencha a conta do fluxo de caixa e o departamento que o novo título será vinculado.

Após preencher todos os dados da transferência de títulos clique no botão “Transferir”. Em seguida, acesse Financeiro > Contas a Pagar > Títulos para conferir o novo título criado. Utilize os filtros para localizar o título desejado, neste nosso exemplo utilizamos o filtro “Participante”. Veja imagem:

Note que foi criado o novo título com o participante substituto.

Para verificar o que aconteceu com os títulos substituídos, iremos utilizar o filtro “Status”, marcando a opção Total e também o filtro “Participante”. Veja imagem abaixo:

Note que os títulos BOL1, parcelas 2, 3 e 4 encontram-se totalmente baixados. Para verificarmos no detalhe a baixa realizada, selecione um título desejado e clique no botão “Visualizar”, ou dê duplo clique com o mouse sobre ele. Neste nosso exemplo, selecionamos o título BOL1 – 2. Na aba “Movimentações” clique no botão “Filtrar”. Abaixo na aba “Baixa” podemos visualizar a baixa realizada. Na coluna “Origem” vemos que essa baixa foi feita mediante uma “Transferência de Título”, também a coluna “Total Pago” se encontra zerada, ou seja, não movimentou o financeiro. Veja imagem abaixo:

AGRUPAR TÍTULOS DO MESMO PARTICIPANTE

Outra forma de utilizar a funcionalidade de Transferência de Títulos é para agrupar os títulos a pagar de um mesmo participante, em um caso de renegociação de dívida, por exemplo, onde o usuário queira somar em um único título todas as dívidas do estabelecimento com um fornecedor. Para realizar esse tipo de transferência marque a opção “Criar Novo Título”. Em seguida preencha a aba “Novo Título” da seguinte forma:

Estabelecimento – Selecione o estabelecimento a que pertence o novo título. Como padrão o sistema trará o estabelecimento em que o usuário estiver logado.

Participante – Selecione o participante do título a pagar.

Portador – Selecione o portador do título.

Documento – Selecione o documento do título.

Nº Documento – Informe o número do documento caso o documento não seja auto numérico.

Parcela – Informe o número da parcela, se for parcela único informe o número 1.

Data de Emissão – Selecione a data de emissão do novo título a pagar. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Lançamento – Selecione a data de lançamento do novo título no sistema. Por padrão o sistema trará a data atual.

Data de Vencimento – Selecione a data do vencimento do novo título a pagar.

Data da Baixa – Selecione a data da baixa que será registrada aos títulos que serão baixados como “Outras Baixas”, ou seja, sem movimento nas contas financeiras.

Observações – Descreva alguma observação ao título se necessário.

Log abaixo, temos a grid “Títulos”, onde devem ser informados os títulos que serão substituídos. Para adicionar os títulos, clique no botão “Adicionar Títulos”. Em seguida será a aberta a tela de Títulos a Pagar, utilize os filtros para encontrar os títulos desejados, em seguida clique no botão “Localizar”, para que os títulos desejados apareçam na grid abaixo. Neste nosso exemplo, utilizamos o filtro “Participante”. Veja imagem abaixo:

Selecione os títulos desejados com a flag na caixa de seleção, em seguida clique no botão “Selecionar”. Neste nosso exemplo, iremos selecionar os dois títulos da imagem acima.

Em seguida o usuário será redirecionado de volta à tela de Transferência de Títulos a Pagar, note que os dois títulos selecionados anteriormente se encontram na grid “Títulos”. A soma dos dois títulos aparece no topo da tela em “Total de Transferência”, no valor de R$ 3.500,00. Veja imagem abaixo:

Na coluna “Transferir” da aba “Títulos” é possível editar o valor do título que deseja transferir ao novo título, caso o usuário não queira transferir a totalidade dos títulos antigos para o novo título. Neste nosso exemplo iremos transferir a totalidade.

Caso queira excluir algum título da grid “Títulos”, selecione-o e clique no botão “Excluir selecionado”.

Na aba “Fluxo de Caixa”, preencha a conta do fluxo de caixa e o departamento que o novo título será vinculado.

Após preencher todos os dados da transferência de títulos clique no botão “Transferir”. Em seguida, acesse Financeiro > Contas a Pagar > Títulos para conferir o novo título criado. Utilize os filtros para localizar o título desejado, neste nosso exemplo utilizamos o filtro “Participante”. Veja imagem:

Note que foi criado o novo título com a somatória dos dois títulos antigos. Para verificar o que aconteceu com os títulos substituídos, iremos utilizar o filtro Status, marcando a opção “Total”, em seguida clique no botão “Localizar”. Veja imagem abaixo:

Note que os títulos TP20 –1 e TP20 - 2, encontram-se totalmente baixados, com o ícone do status na cor verde. Para verificarmos no detalhe a baixa realizada, selecione um título desejado e clique no botão “Visualizar”, ou dê duplo clique com o mouse sobre ele. Neste nosso exemplo, selecionamos o título TP20 –1. Na aba “Movimentações” clique no botão “Filtrar”. Abaixo na aba “Baixa” podemos visualizar a baixa realizada. Na coluna “Origem” vemos que essa baixa foi feita mediante uma “Transferência de Título”, também a coluna “Total Pago” se encontra zerada, ou seja, não movimentou o financeiro. Veja imagem abaixo:

TRANSFERIR TÍTULO A PAGAR CONTRA TÍTULO A RECEBER

Mais uma forma de usar a Transferência de Títulos no sistema Faktory One é o cruzamento de títulos de contas a pagar com os títulos de contas a receber do mesmo participante, ou seja, abater um título ao outro. Esta funcionalidade pode ser utilizada para os casos em que um participante é cliente, mas também fornecedor da empresa, logo, o usuário poderá abater o título de menor valor ao título de maior valor. Para realizar esse tipo de transferência marque a opção “Baixar Título Existente”. Em seguida, clique no botão “Adicionar Títulos” para selecionar os títulos a pagar que deseja cruzar com os títulos de contas a receber. Será aberta a tela de Títulos a Pagar, utilize os filtros para localizar o título desejado, neste nosso exemplo, utilizamos o filtro “Participante”. Veja imagem abaixo:

Selecione o título desejado com a flag na caixa de seleção e clique no botão “Selecionar”. O usuário será redirecionado de volta à tela de Transferência de Títulos a Pagar. Note que na aba “Títulos”, se encontra o título a pagar selecionado anteriormente. Veja imagem abaixo:

Agora é necessário escolher os títulos a receber que serão cruzados com o título a pagar. Clique no botão “Selecionar” que se encontra no topo da tela de Transferência de Títulos a Pagar. Em seguida será aberta a tela de Títulos a Receber contendo todos os títulos a receber do mesmo participante que ainda tenham saldo. Veja imagem abaixo:

Selecione o título desejado através da flag na caixa de seleção, é possível marcar mais de um título se necessário. Neste nosso exemplo, iremos selecionar o título TR21 – 6 no valor de R$583,35. Após selecionar o título clique no botão “Selecionar”. Em seguida, o usuário será direcionado de volta à tela de Transferência de Títulos a Pagar.

No campo “Data da Baixa” selecione a data que o título será baixado, como padrão o sistema traz a data atual.

Na coluna “Transferir” da aba “Títulos” é possível editar o valor do título a receber que deseja transferir ao título a pagar, caso o usuário não queira transferir a totalidade do título a receber ao título a pagar. Caso o valor a transferir seja menor que o valor do título, a coluna “Saldo” será preenchida com a diferença que ainda ficará em aberto no título a receber. Neste nosso exemplo iremos transferir a totalidade. Veja imagem abaixo:

Após preencher todos os dados, clique no botão “Transferir”. Para verificar o resultado da transferência vamos pesquisar os títulos selecionados. Primeiramente vamos pesquisar o título a pagar, acesse Financeiro > Contas a Pagar > Títulos. Utilize os filtros para localizar o título desejado e clique no botão “Localizar”. Neste nosso exemplo, iremos utilizar o filtro Participante selecionando o participante JS Freios S.A. Veja imagem abaixo:

Note que o título a pagar BOL2 – 1, se encontra com o status na cor amarela, ou seja, foi baixado parcialmente. O título que antes era no valor de R$1.800,00, agora está com o valor de R$1.216,65, ou seja foi baixado um valor de R$583,35.

Agora, iremos pesquisar o título a receber do mesmo participante. Acesse Financeiro > Contas a Receber > Títulos. Utilize os filtros para localizar o título desejado e clique no botão “Localizar”. Neste nosso exemplo, iremos utilizar os filtros Nº. Documento e Parcela e também o filtro Status, marcando a opção “Total”. Veja imagem abaixo:

Note que o título TR21 - 6 se encontra com o status total, na cor verde, está totalmente baixado. Para verificarmos no detalhe a baixa realizada, selecione o título e clique no botão “Visualizar”, ou dê duplo clique com o mouse sobre ele. Na aba “Movimentações” clique no botão “Filtrar”. Logo abaixo, na aba “Baixas” podemos visualizar a baixa realizada. Na coluna “Origem” vemos que essa baixa foi feita mediante uma “Transferência de Título”, também a coluna “Total Recebido” se encontra zerada, ou seja, não movimentou o financeiro. Veja imagem abaixo:

Através dos Relatórios de Contas a Pagar serão demonstrados os títulos, provisões e adiantamentos de sua empresa em diversos formatos. 

O uso dos relatórios do sistema Faktory One permite inúmeras alternativas para análise, visto que os filtros disponíveis podem ser selecionados em conjunto com outros filtros, gerando centenas de visualizações completamente diferenciados.

Em todos os relatórios encontramos os filtros do lado esquerdo. Há diversas opções que podem ser utilizadas em conjunto para atender sua necessidade. Veja imagem abaixo:

Na tela de filtros, encontramos duas colunas, a coluna “Filtro” e a coluna “Valor”. Para selecionar um filtro, clique na coluna valor correspondente ao filtro desejado. Há filtros que possuem uma caixa de seleção para que o usuário possa escolher a opção desejada. Para esses tipos de filtro clique no botão “...” reticências, em seguida, note que será aberta a tela do filtro para selecionar as opções desejadas. Veja exemplo abaixo:

No exemplo acima utilizamos o filtro de “Portadores”, para selecionar os portadores desejados, marque a flag na caixa de seleção e em seguida clique no botão “Selecionar”. Também temos os filtros que possuem uma checkbox para ser marcada com uma flag. Veja exemplo abaixo:

Neste nosso exemplo marcamos com a flag o filtro “Não Exibir Agendamento?”. Note na imagem acima que agora temos dois filtros marcados para seletar os dados que aparecerão no relatório. Para que os filtros sejam ativados e altere a visualização dos relatórios, clique no botão “Atualizar”. Veja imagem abaixo:

Na parte superior do relatório encontra-se uma barra de tarefas que possuem opções para impressão do documento, salvar o documento em sua máquina em diversos formatos, alterar o tamanho da visualização etc.

Adiante veremos cada relatório de contas a pagar do sistema Faktory One e os principais casos em que se aplicam. Os relatórios de contas a pagar podem ser acessados em Financeiro > Contas a Pagar > Relatórios.

ADIANTAMENTO DO CONTAS A RECEBER EM ABERTO

No relatório de “Adiantamento de Contas a Pagar em Aberto” encontramos todas os adiantamentos de contas a pagar que ainda não foram vinculados a um título a pagar, ou seja, estão em aberto.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Data de Lançamento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de lançamento.

Data de Lançamento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de lançamento.

Documento – Determina o tipo de documento que será exibido no relatório.

Status Atendimento – Determina o status de atendimento dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Cancelados? – Determina se os documentos cancelados aparecerão no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Adiantamento de Contas a Pagar em Aberto” com os filtros “Data de Lançamento Inicial” e “Data de Lançamento Final” selecionados:

AGING DO CONTAS A PAGAR

O relatório de “Aging de Contas a Pagar” é uma análise de títulos a pagar em classificação cronológicas de 30 em 30 dias. Uma prática comum no controle do contas a pagar é dividi-lo em 2 grupos: títulos vencidos e a vencer. Dentro de cada um é comum agrupar estes pagamentos por dia de vencimento. No caso dos vencidos, contamos os dias após o vencimento. Já no caso dos a vencer, contamos os dias para o vencimento. O termo “aging” pode ser traduzido em português como “envelhecimento”, ou seja, mostra os títulos a pagar que estão em aberto com vencimento futuro, mas também aqueles que venceram há algum tempo. O relatório demonstra a expectativa dos deveres financeiros da empresa, auxiliando assim na tomada de decisões e também no auxílio na medição de inadimplência por parte do próprio estabelecimento. O relatório é diferente dos relatórios de fluxo de caixa pois possui mais detalhamento dos valores a serem pagos, como os valores a serem pagos a cada participante e também os valores em atraso.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Portador – Seleciona os documentos vinculados a um ou mais portadores.

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Data de Referência (Coluna Hoje) – Determina a data de referência para a elaboração do relatório. A data de referência é a data de marco zero para a composição cronológica do relatório, ou seja, é a partir desta data que o relatório irá contar 30 dias para mais ou para menos. Esta data é informada no relatório na coluna “Hoje”.

Não Considerar Títulos – Determina se os documentos do tipo título serão exibidos no relatório.

Não Considerar Provisões – Determina se os documentos do tipo provisão serão exibidos no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Aging de Contas a Pagar” com o filtro “Não Considerar Provisões” selecionado.

AGING DE CONTAS A PAGAR – SEMANAL

O relatório de “Aging de Contas a Pagar - Semanal” é uma análise de títulos a pagar em classificação cronológicas de 7 em 7 dias. Uma prática comum no controle do contas a pagar é dividi-lo em 2 grupos: títulos vencidos e a vencer. Dentro de cada um é comum agrupar estes pagamentos por dia de vencimento. No caso dos vencidos, contamos os dias após o vencimento. Já no caso dos a vencer, contamos os dias para o vencimento. O termo “aging” pode ser traduzido em português como “envelhecimento”, ou seja, mostra os títulos a pagar que estão em aberto com vencimento futuro, mas também aqueles que venceram há algum tempo. O relatório demonstra a expectativa dos deveres financeiros da empresa, auxiliando assim na tomada de decisões e também no auxílio na medição de inadimplência por parte do próprio estabelecimento. O relatório é diferente dos relatórios de fluxo de caixa pois possui mais detalhamento dos valores a serem pagos, como os valores a serem pagos a cada participante e também os valores em atraso.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Portador – Seleciona os documentos vinculados a um ou mais portadores.

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Data de Referência (Coluna Hoje) – Determina a data de referência para a elaboração do relatório. A data de referência é a data de marco zero para a composição cronológica do relatório, ou seja, é a partir desta data que o relatório irá contar 7 dias para mais ou para menos. Esta data é informada no relatório na coluna “Hoje”.

Não Considerar Títulos – Determina se os documentos do tipo título serão exibidos no relatório.

Não Considerar Provisões – Determina se os documentos do tipo provisão serão exibidos no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Aging de Contas a Pagar - Semanal” com o filtro “Não Considerar Provisões” selecionado.

BAIXA DE ADIANTAMENTOS DE CONTAS A PAGAR

No relatório de “Baixa de Adiantamento de Contas a Pagar” encontra-se os adiantamentos a pagar que foram vinculados a títulos a pagar, ou seja, mostra os adiantamentos baixados. Este relatório pode ser utilizado para rastrear os títulos a pagar baixados contra um adiantamento, visto que neste relatório encontra-se o número de documento do adiantamento e do título.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina o tipo de documento que será exibido no relatório.

Baixa – Determina as baixas de títulos a pagar que serão exibidos no relatório.

Conta Bancária – Determina a conta bancária movimentada na baixa.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Adiantamentos de Contas a Pagar” com o filtro “Participante” selecionado.

BAIXA DE CONTAS A PAGAR – LISTA

No relatório de “Baixa de Contas a Pagar – Lista” encontra-se uma listagem com todas as baixas realizadas. Podemos observar as baixas provenientes de provisões de adiantamentos e de títulos. O relatório também pode facilmente ser separado por data da baixa, dessa forma, é possível ter uma visão panorâmica rápida de todas as baixas realizadas por dia, e total pago.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento do Título – Determina os tipos de documentos utilizados nos títulos que serão exibidos no relatório.

Baixa – Determina as baixas de títulos a pagar que serão exibidos no relatório.

Conta Bancária – Determina a conta bancária movimentada na baixa.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Não Exibir Outras Baixas? – Determina se serão exibidas as baixas realizadas na modalidade “outras baixas”, ou seja, sem movimentação financeira.

Exibir por Data de Vencimento? – Determina se a quebra do relatório será exibida por data de vencimento dos documentos.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Contas a Pagar – Lista” com o filtro “Não Exibir Outras Baixas?” selecionado.

BAIXA DE CONTAS A PAGAR POR CONTA BANCÁRIA

No Relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Conta Bancária” encontra-se todas as baixas realizadas agrupadas pela conta bancária em que foi movimentada. Podemos observar as baixas provenientes de provisões de adiantamentos e de títulos. O relatório também pode facilmente ser separado por data da baixa, dessa forma, é possível ter uma visão panorâmica de todas as baixas realizadas por dia, e total pago por cada conta bancária.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina os documentos utilizados na baixa da provisão ou título a serem exibidos no relatório.

Baixa – Determina as baixas de títulos a pagar que serão exibidos no relatório.

Banco – Determina os bancos movimentados nas baixas a serem exibidos no relatório.

Agência – Determina as agencias movimentadas nas baixas a serem exibidos no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias movimentadas nas baixas.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Não Exibir Outras Baixas? – Determina se serão exibidas as baixas realizadas na modalidade “outras baixas”, ou seja, sem movimentação financeira.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Conta Bancária” com o filtro “Conta Bancária” selecionado.

BAIXA DE CONTAS A PAGAR POR DATA DA BAIXA

No relatório de “Baixas de Contas a Pagar por Data da Baixa” encontra-se todas as baixas realizadas agrupadas pela data da baixa, dessa forma, é possível ter uma visão detalhada de todas as baixas realizadas por dia, e total pago. Podemos observar as baixas provenientes de provisões de adiantamentos e de títulos. Além disso, traz também o participante e documento baixado.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina os documentos utilizados nas baixas de provisões ou títulos a serem exibidos no relatório.

Baixa – Determina as baixas de provisões e títulos a pagar que serão exibidas no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias movimentadas nas baixas.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Exibir Observações? – Determina se as observações das baixas serão exibidas no relatório.

Não Exibir Outras Baixas? – Determina se serão exibidas as baixas realizadas na modalidade “outras baixas”, ou seja, sem movimentação financeira.

Projeto – Determina o projeto vinculado à baixa que será exibido no relatório.

Data de Lançamento Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data de lançamento do documento da baixa.

Data de Lançamento Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data de lançamento do documento da baixa.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixas de Contas a Pagar por Data da Baixa” com o filtro “Conta Bancária” selecionado.

BAIXA DE CONTAS A PAGAR POR FLUXO DE CAIXA

No relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Fluxo de Caixa” encontra-se todas as baixas realizadas agrupadas pela data da baixa e classificadas pela conta de fluxo de caixa, dessa forma, é possível ter uma visão panorâmica de todas as baixas realizadas por dia, e total pago em cada categoria do plano de contas, na divisão de pagamentos. Podemos observar as baixas provenientes de provisões de adiantamentos e de títulos. Além disso, traz também o participante e documento baixado.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina os documentos utilizados nas baixas de provisões ou títulos a serem exibidos no relatório.

Baixa – Determina as baixas de provisões e títulos a pagar que serão exibidas no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias movimentadas nas baixas.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Portador – Determina os portadores dos títulos e provisões que serão exibidos no relatório.

Conta do Fluxo de Caixa – Determina as contas de fluxo de caixa movimentadas nas baixas que serão exibidas no relatório.

Agrupar por Participante? – Determina se os lançamentos de um mesmo participante serão agrupados na visualização do relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Fluxo de Caixa” com o filtro “Conta de Fluxo de Caixa” selecionado.

BAIXA DE CONTAS A PAGAR POR PARTICIPANTE

No relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Participante” encontra-se todas as baixas realizadas agrupadas por participante, dessa forma, é possível ter uma visão detalhada de todas as baixas realizadas, e total pago a um participante. Podemos observar as baixas provenientes de provisões de adiantamentos e de títulos. Este relatório proporciona uma análise rápida do montante de pagamento que cada fornecedor proporciona à empresa.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina os documentos utilizados nas baixas de provisões ou títulos a serem exibidos no relatório.

Baixa – Determina as baixas de provisões e títulos a pagar que serão exibidas no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias movimentadas nas baixas.

Status de Elaboração - Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Não Exibir Outras Baixas? – Determina se serão exibidas as baixas realizadas na modalidade “outras baixas”, ou seja, sem movimentação financeira.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Participante” com o filtro “Participante” selecionado.

BAIXA DE CONTAS A PAGAR POR PORTADOR

No relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Portador” encontra-se todas as baixas realizadas agrupadas por portador, dessa forma, é possível ter uma visão panorâmica de todas as baixas realizadas, e total pago por portador. Podemos observar as baixas provenientes de provisões de adiantamentos e de títulos. Este relatório proporciona uma análise rápida do montante de pagamento por meio de cada portador, por exemplo, todas as baixas de contas a pagar que estavam no portador “Permuta”; assim é possível levantar os títulos a pagar que foram pagos mediante uma permuta ou troca de qualquer outro bem de valor.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina os documentos utilizados nas baixas de provisões ou títulos a serem exibidos no relatório.

Baixa – Determina as baixas de provisões e títulos a pagar que serão exibidas no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias movimentadas nas baixas.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Exibir Observações? – Determina se as observações das baixas serão exibidas no relatório.

Portador – Determina os portadores dos títulos e provisões que serão exibidos no relatório.

Não Exibir Outras Baixas? – Determina se serão exibidas as baixas realizadas na modalidade “outras baixas”, ou seja, sem movimentação financeira.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Portador” com o filtro “Portador” selecionado.

BAIXA DE PROVISÃO DE ADIANTAMENTO DE CONTAS A PAGAR POR CONTA BANCÁRIA

No relatório de “Baixa de Provisão de Adiantamento de Contas a Pagar por Conta Bancária” encontra-se todas as baixas de provisões de adiantamento a pagar realizadas, agrupadas pela conta bancária em que foi movimentada. O relatório proporciona uma visão detalhada de todas as baixas de provisões de adiantamento realizadas por dia, e total pago em cada conta bancária.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Provisão – Determina os documentos utilizados nas baixas das provisões a serem exibidos no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias movimentadas nas baixas.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Provisão de Adiantamento de Contas a Pagar por Conta Bancária” com o filtro “Conta Bancária” selecionado.

BAIXA DE CONTAS A PAGAR POR DOCUMENTO

No relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Documento” encontra-se todas as baixas realizadas agrupadas por documento utilizado na baixa, dessa forma, é possível ter uma visão detalhada de todas as baixas realizadas, e total recebido por documento. Podemos observar as baixas provenientes de provisões de adiantamentos e de títulos. Este relatório permite a visualização de todas os títulos ou provisões que compõem uma mesma baixa, dessa forma é possível analisar detalhadamente as baixas agrupadas.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina os documentos utilizados nas baixas de provisões ou títulos a serem exibidos no relatório.

Baixa – Determina as baixas de provisões e títulos a receber que serão exibidas no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias movimentadas nas baixas.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento da baixa no relatório.

Exibir Observações? – Determina se as observações das baixas serão exibidas no relatório.

Não Exibir Outras Baixas? – Determina se serão exibidas as baixas realizadas na modalidade “outras baixas”, ou seja, sem movimentação financeira.

Data de Cadastro Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data de cadastro do documento da baixa.

Data de Cadastro Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data de cadastro do documento da baixa.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Baixa de Contas a Pagar por Documento” com o filtro “Baixa” selecionado.

CONTAS A PAGAR POR DATA DE LANÇAMENTO

No relatório de “Contas a Pagar por Data de Lançamento” encontra-se todos os títulos a pagar lançados no sistema por data. O relatório traz os dados principais de cada título e proporciona uma visão panorâmica dos lançamentos de títulos realizados. Este relatório é ideal para um checklist de conferência dos títulos lançados no sistema.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Data de Lançamento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de lançamento do título.

Data de Lançamento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de lançamento do título.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Contas a Pagar por Data de Lançamento” com os filtros “Data de Lançamento Inicial” e “Data de Lançamento Final” selecionados.

CONTAS A PAGAR POR PORTADOR

No relatório de “Contas a Pagar por Portador” encontra-se todos os títulos e provisões de adiantamento a pagar em aberto agrupados por portador. O relatório traz os dados principais de cada título e provisão e proporciona uma visão panorâmica do que a empresa tem a pagar por portador. Esse relatório permite a conferência de títulos que estão sob um portador específico, como o portador “Carteira” por exemplo.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Lançamento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de lançamento do título ou provisão.

Data de Lançamento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de lançamento do título ou provisão.

Status de Elaboração – Determina o status de elaboração dos documentos que serão exibidos no relatório.

Status de Atendimento – Determina o status de atendimento do título ou provisão que serão exibidos no relatório.

Agrupar por Conta Bancária? – Determina se os documentos serão agrupados por conta bancária na exibição do relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias vinculadas aos títulos ou provisões.

Exibir Meio de Pagamento? – Determina se será exibido o meio de pagamento previsto vinculado ao título ou provisão.

Portador – Determina os portadores dos títulos e provisões que serão exibidos no relatório.

Documento – Determina o tipo de documento que será exibido no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Contas a Pagar por Portador” com o filtro “Portador” selecionado.

FOLLOW-UP DE CONTAS A PAGAR

No relatório de “Follow-up de Contas a Pagar” encontra-se os títulos e provisões em aberto, agrupados pela data de vencimento em ordem crescente. O relatório possibilita uma análise panorâmica das provisões e títulos a pagar e também pode ser agrupado por participantes, facilitando assim o gerenciamento dos pagamentos da empresa. Este relatório pode facilitar na checklist para conferência de pagamentos que a empresa tem em aberto há um tempo e aqueles que ainda estão com vencimento futuro.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Portador – Determina os portadores dos títulos e provisões que serão exibidos no relatório.

Título de Contas a Pagar – Determina os títulos a pagar que serão exibidos no relatório.

Não Exibir Agendamento? – Determina se os agendamentos de fluxo de caixa serão exibidos no relatório.

Não Exibir Título? – Determina se os títulos a pagar serão exibidos no relatório.

Não Exibir Provisão? – Determina se as provisões de adiantamento a pagar serão exibidas no relatório.

Conta Bancária – Determina as contas bancárias vinculadas aos títulos ou provisões.

Quebrar por Participante? – Determina se a exibição do relatório será agrupada por participante.

Exibir Razão Social do Participante? – Determina se a razão social do participante será exibida no relatório.

Documento do Título/Provisão – Determina o tipo de documento utilizado no lançamento do título e provisão que será exibido no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Follow-up de Contas a Pagar” com o filtro “Não Exibir Agendamento?” selecionado.

MOVIMENTAÇÕES DE CONTAS A PAGAR

No relatório de “Movimentações de Contas a Pagar” encontra-se todas as movimentações realizadas no contas a pagar, como lançamento de títulos e provisões, baixas e adiantamentos. Este relatório traz uma visão panorâmica de tudo que aconteceu no contas a pagar agrupada por data. O relatório é ideal para o acompanhamento gerencial do setor.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data de Movimentações Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de movimentação.

Data de Movimentações Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de movimentação.

Não Exibir Outras Baixas? – Determina se serão exibidas as baixas realizadas na modalidade “outras baixas”, ou seja, sem movimentação financeira

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Movimentações de Contas a Pagar” com os filtros “Data de Movimentações Inicial” e “Data de Movimentações Final” selecionados.

POSIÇÃO FINANCEIRA DO PARTICIPANTE – PAGAR

No relatório de “Posição Financeira do Participante – Pagar" encontra-se todos os títulos e provisões em aberto agrupados por participante, dessa forma é possível uma análise rápida do quanto o estabelecimento tem em aberto a pagar com um determinado fornecedor. O Relatório traz os dados principais de cada documento.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Exibir Fluxo de Caixa – Determina se a conta do fluxo de caixa vinculada a cada documento será exibida no relatório.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Posição Financeira do Participante – Pagar" com o filtro “Participante” selecionado.

POSIÇÃO FINANCEIRA DO PARTICIPANTE – COMPLETA

No relatório de “Posição Financeira do Participante – Completa” encontra-se todos dos títulos ou provisões de um determinado participante, seja contas a pagar ou a receber. A quebra do relatório é feita por participante, facilitando assim a análise da situação de cada participante com a empresa. Este relatório proporciona tanto ao participante quanto ao estabelecimento um acompanhamento da situação financeira entre eles.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data de Lançamento Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data de lançamento do documento.

Data de Lançamento Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data de lançamento do documento.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Posição Financeira do Participante – Pagar" com o filtro “Participante” selecionado.

PROVISÃO DE ADIANTAMENTO DE CONTAS A PAGAR

No relatório “Provisão de Adiantamento de Contas a Pagar” encontra-se todas as provisões de adiantamento a pagar que ainda se encontram em aberto no sistema, ou sejam, não foram baixadas para gerar o adiantamento de fato. A quebra deste relatório é feita por participante. Este relatório traz detalhadamente os dados das provisões proporcionando assim ao usuário uma ferramenta para levantamento de provisões que se encontram pendentes de acerto.

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Emissão Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data de emissão do documento.

Data de Emissão Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data de emissão do documento.

Provisão de Adiantamento – Determina as provisões de adiantamento a pagar que serão exibidas no relatório.

Documento da Provisão – Determina os tipos de documentos utilizados nos lançamentos das provisões que serão exibidos no relatório.

Agrupar por Participante? – Determina se os lançamentos de um mesmo participante serão agrupados na visualização do relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Provisão de Adiantamento de Contas a Pagar” com o filtro “Agrupar por Participante?” selecionado.

RASTREIO DE MOVIMENTAÇÕES POR BAIXA DE CONTAS A PAGAR

No relatório de “Rastreio de Movimentações por Baixa de Contas a Pagar” encontra-se as baixas de contas a pagar realizadas e mostra os vínculos aos documentos anteriores. Por exemplo, o relatório mostra a baixa do título, em seguida aponta ao título que essa baixa pertence. Este relatório proporciona um rastreio detalhado das baixas realizadas, permitindo assim, sanar possíveis dúvidas quanto às baixas realizadas.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data da Baixa Inicial – Determina a data inicial para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Data da Baixa Final – Determina a data final para a exibição dos documentos baseada na data da baixa.

Documento da Baixa – Determina o tipo de documento de baixa que será exibido no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Rastreio de Movimentações por Baixa de Contas a Pagar” com os filtros “Data de Baixa Inicial” e “Data de Baixa Final” selecionados.

RECIBO VIA CONTAS A PAGAR

No relatório de “Recibo via Contas a Pagar” encontra-se todos os títulos a pagar lançados no sistema em forma de recibo de pagamento, que pode ser impresso e assinado, em seguida, entregue ao participante como forma de comprovante de pagamento. O relatório permite agrupar por participante ou até selecionar um título especifico.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Portador – Seleciona os títulos vinculados a um ou mais portadores.

Título de Contas a Pagar – Determina os títulos a pagar que serão exibidos no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Recibo via Contas a Pagar” com o filtro “Participante” selecionado.

RECIBO VIA PROVISÃO A PAGAR

No relatório de “Recibo via Provisão a Pagar” encontra-se todos as provisões de adiantamento a pagar lançados no sistema em forma de recibo de pagamento, que pode ser impresso e assinado, em seguida, entregue ao participado como forma de comprovante de pagamento. O relatório permite agrupar por participante ou até selecionar uma provisão específica.

Neste relatório encontra-se os seguintes filtros:

Participante – Seleciona os documentos de um ou mais participantes.

Estabelecimento – Seleciona os documentos de um ou mais estabelecimentos.

Data de Vencimento Inicial – Determina a data inicial para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Data de Vencimento Final – Determina a data final para exibição dos documentos baseada na data de vencimento.

Provisão de Adiantamento a Pagar – Determina as provisões de adiantamento a pagar que serão exibidas no relatório.

Veja abaixo um exemplo do relatório de “Recibo via Provisão a Pagar” com o filtro “Participante” selecionado.

CONSULTAS

As Consultas do sistema Faktory One permitem inúmeras configurações de visualizações dos dados do Contas a Pagar, você pode salvar o mesmo de maneira que este possa ser recuperado posteriormente, se necessário.

As Consultas do Contas a Pagar podem ser acessados em Financeiro > Contas a Pagar > Consultas. Temos duas consultas padrão disponibilizadas, sendo elas: “Baixas de Contas a Pagar” e “Contas a Pagar”. Neste nosso exemplo abaixo veremos um exemplo de consulta de “Baixas de Contas a Pagar”. Veja abaixo a tela inicial da consulta:

A tela divide-se em duas partes, à esquerda encontra-se os filtros que podem ser utilizados para selecionar os documentos desejados ou restringir os dados a serem exibidos na consulta, tornando a consulta mais especifica; assim como nos relatórios. À direita encontra-se a grid na qual irá aparecer os resultados da consulta e também os campos da pesquisa. O grande diferencial das consultas em relação aos relatórios é o fato de que os campos que compõem a consulta podem ser alterados, transformados em colunas ou linhas; conforme sua necessidade.

Na parte superior do lado direito, encontra-se a caixa de seleção “Visões”, que permite ao usuário selecionar outras possíveis formas de visualização da mesma consulta. Para escolher outra visão, selecione a visão deseja na caixa de seleção e em seguida clique no botão “Aplicar” que se encontra ao lado. Em seguida a grid será alterada de acordo com a visão selecionada.

Logo abaixo temos os itens de dados que permite o usuário a alterar a visualização da consulta de acordo com sua necessidade. Cada item de dado pode ser arrastado e colocado como coluna ou linha da coluna, permitindo assim o usuário a montar sua visualização dos dados de acordo com sua necessidade. Veja exemplo abaixo:

Neste exemplo acima, foi selecionada a visão “Valor Pago por Participante” e também o item de dados “Documento do Título” foi arrastado para visualização em linha da consulta.

O resultado da grid pode ser exportado para os seguintes formatos: Excel 2007 (xlsx), Excel 97-2003 (xls), Arquivo PDF, Arquivo HTML, Texto Formato (rtf), Separado por Vírgula (csv) e Texto Tabulado (txt). Para exportar o resultado da consulta, clique no botão “Exportar” que se encontra no canto superior direito da tela. Em seguida escolha o formato desejado e salve o arquivo em sua máquina ou rede.

Ainda ao lado direito, temos a aba “Gráfico” na qual podemos visualizar o resultado da consulta através de gráficos. O tipo de gráfico pode ser selecionado através da caixa de seleção “Tipo de Gráfico”. Neste nosso exemplo abaixo selecionamos o modelo de gráfico “Pie”. Veja imagem abaixo:

Os resultados das consultas podem ser os mais diversos possíveis, tudo irá depender das combinações dos filtros e itens de dados selecionados e também da forma da disposição das colunas e linhas.

Ao final do manual encontra-se o documento em Word disponível para download.