Canal do Cliente
Manual
Ordem de serviço
Através da ordem de serviço é possível controlar a instalação e manutenção dos seus projetos.
No processo de instalação por exemplo: As viagens, despesas com alimentação, controlar os materiais que estão saindo, controlar o diário da obra, quais os itens foram faturados, processos de instalação e terceirização, onde ficará tudo centralizado.
No processo de manutenção por exemplo: Controlar produto em garantia ou fora de garantia. Criar laudo técnico e passar um valor de orçamento.
A ordem de serviço pode ser gerada de várias maneiras, via pedido de venda, via proposta, via ordem de produção e manualmente.
Gestão de ordem de serviço
Depois de escolher a forma da geração da ordem de serviço.
Ao editar temos a opção de escolher o tipo da ordem. Nesse exemplo, colocamos Instalação
Temos alguns campos destacados importantes: como técnico responsável, e a aba itens.
Na tela de ordem de serviço temos um botão AÇÕES.
No menu ações temos vários comandos que podemos executar em cima dele. Vou citar alguns importantes que poderá nós ajudar no gerenciamento.
Inclusões:
Podemos acrescentar dentro da OS sem a necessidade de editar.
Incluir apontamento de horário e deslocamento
Despesa referente ao projeto
Histórico referente ao diário de obra
Incluir material dentro da ordem de serviço
Nas telas de inclusões mencionadas acima podem aparecer a opção de reembolsável pelo cliente. Se eu ticar essa opção o cliente irá arcar com essa despesas
Caso tenha gerado alguma despesa, podemos gerar o reembolso tanto para o funcionário quanto para o cliente. Clicando nessa opção irá abrir uma tela do financeiro solicitando algumas informações necessárias.
Na inclusão dos materiais, temos algumas opções como cortesia, essa opção selecionada não vai gerar despesas para o meu cliente, porém vai entrar como custo na minha OS. Ou seja, vai estar bloqueado para faturamento.
Quando dado baixa nesse material, no estoque como cortesia, na aba resumo, podemos acompanhar mesmo assim as despesas da OS:
Importante: A opção de incluir material externamente só funciona se eu tiver uma tabela de preço de venda
A opção de baixar estoque, irá dar baixa no estoque no momento da inclusão. Para isso dar certo, precisa ter saldo para dar saída.
Importante: O material dentro da OS tem 2 status;
1) Status de atendimento - Estoque: Se já foi dado baixa no estoque
2) Status de faturamento: Eu posso faturar o material ou não
Se observar a imagem abaixo temos o semáforo, que mostra o status de atendimento que se refere aos itens da OS e status de material que envolve a aba material (se foi faturado ou não).
Temos também a opção alterar datas previstas no menu Ações
São as 3 datas que temos dentro da OS, essa data nada mais é que um controle referente as entregas e finalização da OS.
A próxima etapa seria o retorno da OS, podemos encerrar os materiais para eles não ficarem mais disponíveis na minha OS. Ou seja, quando eu não vou faturar esse material. Esse tipo de encerramento envolve material em garantia ou cortesia.
Podemos também colocar ou mudar o status na OS , por exemplo: Finalizada, Instalação Concluída, entre outros.
Depois de manipular os materiais conforme necessário.
Iremos seguir com o faturamento dos itens. Primeiramente, temos que liberar para pagamento, isso indica que eu posso ir liberando aos poucos os itens para faturamento. Esse passo é Anterior ao Ações > Gerar nota fiscal
Quando selecionar essa opção, irá abrir a tela da nota fiscal para o preenchimento necessário. Quando finalizar/transmitir a NFS-e, a OS ficará com status atendida e consequentemente se tiver sido gerada via pedido de venda também ficará atendido.
Temos também a possibilidade de gerar OS em garantia.
No módulo ordem de serviço clicando no menu NOVO, iremos preencher campos importantes como técnico, o tipo da ordem, datas previstas, ticar a opção em garantia e atendimento externo; inserir qual é o item em garantia. Pode-se criar um item genérico para controle, preencher a aba materiais todos os materiais que serão utilizados na manutenção/instalação e podemos utilizar a aba itens avulsos colocando itens como máquina de serra, celular entre outros.
IMPORTANTE:
Quando é uma OS em garantia devemos ticar a opção em garantia dentro do item e do material como em garantia, caso isso for determinado
Temos uma aba importante de defeitos relatados, onde irá colocar o defeito relatado pelo cliente. Quando finalizar o atendimento colocamos qual foi o defeito encontrado, temos um pré-cadastro, que pode ser feito da forma como preferir. Essa informação dentro da OS do defeito, é importante para depois a empresa conseguir mensurar quais são os defeitos mais relatados pelos clientes 
Depois dos preenchimentos necessários para a Os em garantia, precisamos finalizar no menu Ações > Finalizar , para conseguir realizar a baixa no estoque dos materiais inseridos
IMPORTANTE:
Uma OS em garantia ou em cortesia, caso não haja nenhum faturamento precisamos atender ela como em garantia ou cortesia.
Temos a possibilidade também de criar ordem de serviço de terceirização.
Nos itens da OS temos a opção de colocar qual o tipo do pagamento do técnico e o valor unitário do técnico. Essa informação é muito importante
Colocamos o técnico responsável da OS e finalizamos em seguida.
Depois de finalizada, podemos fazer os apontamentos externamente pelo menu Ações, como por exemplo, colocar material, despesas, entre outros
IMPORTANTE:
O técnico da OS de tercerização precisa ter no cadastro dele a informação da empresa tercerizada.
Anteriormente devemos cadastrar a empresa como fornecedor, colocando as informações necessárias do cadastro
Devemos dar uma ação quando a OS é de terceirização: Liberar para pagamento.
Depois de realizar o procedimento de liberação para pagamento, vem o segundo passo: Gerar compra do serviço, irá aparecer os itens que foram liberados no passo anterior.
Irá abrir a tela de pedido de compra para preenchimento das informações necessárias para gerar a compra para faturamento do terceirizado.
Através do pedido de compra posso gerar a NR . Onde irá abrir a tela da nota de recebimento, irá preencher todos os campos necessários e depois da finalização da nota vai gerar os títulos á pagar.
Depois desse processo posso gerar uma nota de serviço para cobrar do meu cliente, seguindo os processos de liberar para pagamento e gerar nota fiscal dos itens
Entre as opções da OS temos como controlar a manutenção.
Mudamos o tipo da ordem de serviço para manutenção, colocamos as informações necessárias e também realizamos as inclusões necessárias e baixamos o material para sair do estoque.
Nesse cenário, geralmente faturamos o material do cliente pois foi utilizado na manutenção, temos a opção de gerar nota de material
IMPORTANTE:
Quando voltar algum material que não foi utilizado 100% podemos realizar o estorno, ou seja, ele volta para o estoque
Nesse guia exibe alguns movimentos importantes. Lembrando que no menu ações da Os temos outras funcionalidades que podem ser utilizada conforme demanda.
Destaques
Tem alguma dúvida? Fale com a gente.
Entrar em contato
