Integração Faktory x Preference

Vendas

Preference x Faktory

A primeira etapa no processo de importação das informações do sistema técnico Preference com o sistema de gestão Faktory Smart começa com o Pedido de Venda.

Na tela inicial do sistema Faktory Smart, na aba Avançadas, clique no botão Preference. Note que será aberta a tela de Integração Preference. Nesta tela você deve informar qual a conexão com o banco de dados, neste nosso exemplo é: Deceunick.

Observe que logo abaixo aparecem os Pedidos de Venda, e abaixo do pedido de venda selecionado mostra o item que compõem esse pedido de venda. 

 

 

Para realizar a exportação o cadastro do cliente deve estar completo. Caso você tente exportar um pedido de venda que esteja incompleto irá aparecer uma tela mostrando quais os campos devem ser preenchidos para continuar com a exportação.

Veja exemplo abaixo:

Para importar o Pedido do Preference para o Faktory Smart, selecione o pedido desejado e clique no botão Pedido.

 

Logo após clicar no botão Pedido será aberta a tela de Importação do Pedido de Venda. Essa tela é dividida em quatro abas, sendo elas:

1.    Itens do Pedido de Venda

2.    Faturamento Multiempresa

3.    Dividir em Níveis

4.    Condição de Pagamento

 

Na aba Itens do Pedido de Venda constam os itens do pedido. Você deve conferir se as informações estão corretas.

Na aba Faturamento Multiempresa você deve definir se o faturamento será realizado por uma única empresa ou mais.

 

Na aba Dividir em Níveis você deve determinar se o faturamento será em níveis ou não. Caso você opte por faturar em níveis marque a janela SIM e logo abaixo determine quais os níveis e a porcentagem de faturamento de cada nível.

 

Na aba Condição de Pagamento você deve informar a condição de pagamento desejada. Após confirmar todas os dados clique no botão Importar.

Após encerrar a importação dos dados acesse o menu Vendas no sistema Faktory Smart e observe que o Pedido de Venda do Cliente foi gerado com sucesso.

Na tela de Pedidos de Venda o pedido de venda foi gerado com o status Em Edição, ou seja, ainda pode ser alterado e colocado algumas observações se necessário.

Caso queira editar alguma informação do Pedido de Venda, selecione o pedido desejado através da check na janela de seleção e clique no botão Editar. Em seguida será aberta a tela de visualização do pedido de venda.

 

Após editar as informações necessárias clique no botão Gravar para salvar as informações do pedido de venda. De volta à tela de Pedidos de Venda selecione o pedido de venda desejado e clique o botão Finalizar. Em seguida note que o Status Elaboração do pedido de venda mudou para Finalizado.

Ajuste de Contrato: Caso você tenha comprado matéria prima em nome do cliente, deve-se ajustar o valor do pedido de venda. Para isso selecione o pedido de venda desejado e clique no botão Ajustar Contratos. Em seguida será aberta a tela de ajuste do contrato.  Note em nosso exemplo que na aba Pedido de Venda constam os itens do pedido de venda. Já na aba Pedido de Compra consta o pedido de compra que foi vinculado a esse pedido de venda, ou seja, pedido de compra realizado em nome do cliente.  Neste caso você deve abater o valor do pedido de compra ao pedido de venda. Veja nosso exemplo abaixo. O valor do pedido de venda é de R$680,00. No entanto foi feito um pedido de compra em nome do cliente no valor de R$ 588,00. Desta forma ao clicar no botão Ajustar, o saldo do pedido de venda será de R$ 92,00.

Vela imagem abaixo:

                           

Obs. Após o pedido de venda ser finalizado ele não poderá mais ser excluído do sistema, mas cancelado. Caso após a finalização do pedido de venda o mesmo sofra alterações no projeto, deve-se cancelar e importar novamente o pedido do Preference.

 

 

Compras

Após a importação do Pedido de Venda e finalização do mesmo deve-se realizar a importação do Estoque do sistema Pref para o Faktory Smart, para o levantamento das necessidades de compra.

Na tela do sistema Faktory Smart clique no botão Preference. Na tela de Integração Preference selecione o pedido de venda desejado e clique no botão Estoque.

 

Ao abrir a tela de Necessidade Estoque (Compra/ Beneficiamento) você deve informar o estabelecimento.

Na aba Perfis acumulados podemos visualizar todos os perfis que devem ser utilizados nesta obra. Na coluna Origem de Material, deve-se definir se os perfis serão comprados já com tratamento ou serão comprados na cor natural e enviado para o beneficiamento. Se comprado já com a cor desejada selecione a opção Comprado já com Tratamento. Se comprado o perfil sem cor e enviado para beneficiamento selecione a opção Comprado Natural e Beneficiado.

Na coluna Terceiro, deve-se marcar a janela se seleção somente se esses produtos forem entregues em sua empresa pelo próprio cliente, ou seja, você não irá realizar a compra.

Obs: Esse caso não se trata de compra em nome do cliente.

 

Na aba Perfis podemos visualizar todos os perfis nas medidas corretas.

Na aba Componentes podemos visualizar todos os componentes que devem ser utilizados nesta obra.

Na aba Vidros podemos observar os vidros que serão utilizados nesta obra. Após analisar e confirmar as informações clique no botão Importar.

 

Neste momento o sistema Faktory está analisando a necessidade de compra. Aqueles produtos que você possui no estoque Almoxarifado o sistema irá sugerir uma Transferência Manual de Estoque, do local de estoque Almoxarifado para o local de estoque da obra do cliente.

Os produtos que você não possuir saldo no estoque almoxarifado o sistema irá gerar Solicitações de Compra.

Após a importação de estoque:

Transferência de Local de Estoque

O primeiro passo após a importação do estoque é observar as transferências de estoques solicitadas pelo sistema. O sistema gerará automaticamente transferências de local de estoque quando você possuir em seu estoque Almoxarifado os produtos que necessita para atender a essa obra. Neste caso o colaborador do almoxarifado deve acessar o menu Estoque e clicar na opção Transferências de Local de Estoque.

Será aberta a tela de Transferências de Local de Estoque. Neste momento deve-se utilizar os filtros da tela para localizar as Transferências desejadas. Observe que as transferências sugeridas pelo sistema estão com o status Em Edição. Ou seja, o colaborador do almoxarifado deve finalizar as mesmas para realizar a movimentação do estoque no sistema. Para isso selecione a transferência desejada através da flag na janela de seleção e clique no botão Finalizar.

Obs: Sugiro que nas primeiras movimentações o colaborador do Almoxarifado utilize o relatório Lista Prévia de Separação para confirmar se esses produtos realmente existem no estoque antes de realizar a finalização. Também é interessante que seja realizado o empenho físico do produto ao local de estoque do cliente.

 

 

Ordem de Produção de Beneficiamento

Finalizadas as transferências de local de estoque deve-se observar as Ordens de Beneficiamento que foram geradas automaticamente. Anteriormente ainda na tela de integração caso tenha sido selecionada a opção ?comprado natural e beneficiado? o sistema gerará automaticamente as Ordens de Produção de Beneficiamento dos perfis.

Veja abaixo a tela anterior no procedimento de importação do estoque. Nesta tela foi informado que os perfis seriam comprados naturais e enviados para beneficiamento; ou seja, serão geradas automaticamente no Faktory Smart as Ordens de Produção de Beneficiamento.

 

Para observar as Ordens de Produção de Beneficiamento dos perfis acesse o Menu Estoque - Ordens de Produção.

 

Após acessar a tela de Ordens de Produção utilize o filtro Tipo na opção Beneficiamento e o filtro Projeto para localizar o projeto desejado. Dessa forma você poderá observar todas as ordens de beneficiamento geradas automaticamente pelo sistema.

As ordens de beneficiamento são geradas automaticamente com o status Em Edição. Para confirmar que serão atendidas essas ordens de beneficiamento deve-se Finalizar as mesmas. Para isso selecione cada ordem com a flag na janela de seleção e clique no botão Finalizar.

Observe que em seguida o status de cada ordem mudará para Finalizado. Ou seja, essa ordem de beneficiamento será atendida.

É muito importante que seja finalizado as ordens de beneficiamento pois somente quando finalizadas elas poderão ser vinculadas na nota fiscal de remessa para beneficiamento pelo colaborador de faturamento.

 

 

Solicitações de Compra

Finalizadas as transferências de local de estoque, o próximo passo é analisar as Solicitações de Compras geradas pelo sistema. Para isso acesse o menu Compras e clique na opção Solicitações de Compras.

Em seguida será aberta a tela de Solicitações de Compras. Utilize o filtro por projeto para que você possa visualizar somente as solicitações do projeto desejado. Note que essas solicitações de compras estão com o status Em Edição. Ou seja, podem ser editadas. Analise cada solicitação e caso queira alterar alguma informação selecione a solicitação de compra desejada e clique no botão Editar. Caso alguma solicitação de compra você não queira atender basta selecionar a mesma com a flag na janela de seleção e clique no botão Excluir.

Depois de analisar cada solicitação de compra, selecione as solicitações desejadas através da flag na janela de seleção e clique no botão Finalizar.

Após finalizadas as solicitações você não poderá mais excluir, somente Cancelar. Para isso selecione a flag na janela de seleção na solicitação desejada e clique no botão Cancelamento. Informe o motivo de cancelamento e clique em gravar.

Após as solicitações estarem finalizadas elas já estão disponíveis para o procedimento de cotação.

 

Cotação

Finalizadas as Solicitações de Compras o próximo passo no sistema Faktory é a Cotação dos produtos junto aos fornecedores.

Acesse o menu Compras - Cotação e selecione a opção Elaboração.

Note que será aberta a tela de cotações. Para criar uma nova cotação clique no botão Novo.

Será aberta a tela de Cotações. Nesta tela você deverá informar o fornecedor que deseja realizar essa cotação no campo Participante. Após informar o fornecedor clique no botão Adicionar Solicitações.

Após clicar no botão Adicionar Solicitações será aberta a tela de Solicitações de Compras. Observe que nesta tela aparecerá todas as solicitações de compras que estão em aberto. Você poderá utilizar os filtros da tela para localizar as solicitações que deseja cotar. Selecione os filtros por projeto ou grupo, por exemplo.

Selecione através da flag na janela de seleção as cotações que deseja vincular à solicitação de compra. E seguida clique no botão Selecionar.

Logo após selecionar as solicitações de compras o sistema voltará para a tela de cotações, note que as solicitações selecionadas anteriormente encontram-se nesta tela.

 Neste momento você pode colocar manualmente o valor unitário de cada item que o seu fornecedor te enviar. Caso você deseje enviar a planilha de cotação ao fornecedor clique no botão Gravar, mesmo com a coluna de valor unitário sem preenchimento.

De volta a tela inicial de cotações para exportar a cotação em formato Excel, selecione a cotação desejada através da flag na janela de seleção e clique no botão Exportar Excel.

Após exportar a cotação, será aberta uma planilha em Excel contendo todos os itens da cotação. No entanto a coluna Valor Unitário está em branco. Essa planilha você deve enviar ao seu fornecedor por e-mail.

 

Depois de enviada a planilha ao fornecedor e o mesmo devolver a planilha preenchida, você deve Importar a planilha da sua máquina para o sistema. Para isso selecione a cotação desejada e clique no botão Importar Excel.

Encerrada a importação da planilha em Excel abra a cotação desejada, observe que a coluna valor unitário foi preenchida. Caso não tenha mais nada para alterar clique no botão gravar.

Após a criação da cotação a mesma deve ser finalizada para que esteja liberada para avaliação. Selecione a cotação desejada e clique no botão Finalizar. Note que neste momento o status da cotação irá mudar da cor vermelha para a cor amarela.

 

Aprovação de Cotação

Após finalizada a elaboração de uma cotação a mesma será liberada para avaliação. Lembrando que uma mesma solicitação de compra pode ser cotada com diversos fornecedores.

Para aprovar uma cotação acesse o menu Compras - Cotação - Aprovação.

Note que será aberta a tela de Aprovação de cotação. Na coluna Aprovação informe se o item da cotação será Aprovado ou Reprovado, em seguida clique no botão Aprovar Selecionados.

Voltando à tela de cotação observe que a cor do status da cotação mudou da cor amarela para verde. A cor da cotação significa que ela foi avaliada, podendo ter sido aprovada ou reprovada, parcialmente ou totalmente.

Tendo as cotações já avaliadas, o próximo passo é a elaboração do Pedido de Compra para oficializar a negociação com o fornecedor.

 

Pedido de Compra

Para a elaboração de um novo pedido de compra acesse o menu Compras - Pedido de Compra. Note que será aberta a tela inicial de pedidos de compras. Para a elaborar um pedido clique no botão Novo.

Na tela de Inclusão de Pedido de Compra informe o fornecedor com quem você deseja oficializar o pedido de compra no campo Participante. Em seguida clique no botão Adicionar Cotações.

Note que será aberta a tela de Cotações. Nesta tela constam todas as cotações em aberto realizadas junto a esse fornecedor. Selecione as cotações desejadas através da flag na janela de seleção e clique no botão Selecionar.

De volta à tela da cotação, observe que os itens da cotação encontram-se na tela. Caso não queira alterar nada e finalizar o pedido de compra clique no botão Gravar.

Na tela de cotação observe a mesma encontra-se com o status elaboração como Em Edição. Caso não tenha mais nada a alterar selecione a cotação desejada através da flag na janela de seleção e clique no botão Finalizar. Logo após, observe que o status da cotação foi alterado para Finalizado.

Caso queira enviar o pedido de compra por e-mail ao fornecedor, selecione a cotação e clique no botão Enviar via E-mail, lembrando que o e-mail deve estar cadastrado no Cadastro de Participante, aba contato.

 

Recebimento

Passados certo tempo do envio de compra, chega o dia em que o fornecedor envia a mercadoria junto com a nota fiscal. Neste momento o colaborador do almoxarifado deve conferir a mercadoria fisicamente. Podendo utilizar do Relatório de Romaneio de Conferencia.

Após realizar a conferencia física da mercadoria deve ser realizado o lançamento da nota fiscal do fornecedor no sistema, para que o estoque seja alimentado e seja gerado os títulos no Financeiro - Contas a Pagar.

Acesse o menu Recebimento - Nota de Recebimento.

Na tela inicial de Recebimento clique no botão Novo para incluir uma nova nota fiscal.

Na tela de Inclusão de Nota Fiscal informe o documento Nota Fiscal Eletronica de Terceiros e no campo ao lado informe o número da nota fiscal que está recebendo.  Informe o fornecedor na qual você está recebendo a mercadoria no campo participante. Em seguida clique no botão Adicionar Pedido de Compra para vincular um pedido de compra a essa nota fiscal de recebimento.

Note que será aberta a tela de Itens do Pedido de Compra. Selecione os itens do pedido desejado através da flag na janela de seleção e clique no botão Selecionar.

Observe que os itens do pedido de compra selecionado encontram-se na tela de recebimento. Analise os valores de preço e impostos de cada item. Corrija e edite se necessário. Após terminar o lançamento clique no botão Gravar.

De volta à tela de Notas de Recebimento caso não vá fazer mais nenhuma alteração, selecione a nota fiscal desejada através da flag na janela de seleção e clique no botão Finalizar.

Após a finalização da nota fiscal o estoque foi alimentado com os itens da nota e no financeiro foram gerados os títulos a pagar ao fornecedor.

 

Produção

Importação de Corte

Depois de recebidas as mercadorias o setor técnico deve importar a Etapa Produção do Pref para o Faktory já com as medidas corretas. Neste momento deve-se importar o Corte, para que sejam geradas no Faktory Smart as Ordens de Produção de Corte. Para isso acesse o Menu Preference. Selecione a Conexão desejada e a Etapa Produção.

Selecione o pedido desejado e clique no botão Corte. Note que em seguida será aberta a tela de Importação de Ordem de Corte. Selecione o estabelecimento desejado e clique no botão Importar.

Após finalizada a importação deve-se observar as ordens de produção de corte geradas no sistema Faktory.

 

Ordem de Produção de Corte

Terminada a importação de Corte o sistema Faktory Smart irá gerar automaticamente as Ordens de Produção de Corte. Para visualizá-las acesse o Menu Estoque - Ordem de Produção.

Note que será aberta a tela de Ordens de Produção. No filtro Tipo selecione a opção Corte e no filtro Projeto selecione o projeto desejado.

 

O sistema gera as Ordens de Produção de Corte com o status Em Edição. Se as ordens de cortes serão atendidas o responsável pela Produção deve finalizar cada ordem de produção de corte. Para isso selecione cada ordem através da flag na janela de seleção e clique no botão Finalizar, em seguida o status muda para Finalizado.

Depois que as Ordens de Produção forem atendidas, ou seja, os perfis foram cortados, o responsável pela Produção deve encerrar a ordem de produção de corte para que aconteça a manutenção do estoque. Para isso selecione cada ordem através da flag na janela de seleção e clique no botão Encerrar OP.

 

No momento do encerramento das ordens de produção informe o local de estoque do cliente e informe a data da movimentação.

Após encerradas as ordens de produção a cor do status mudará de vermelho para verde.

É muito importante encerrar as ordens de produção de corte no sistema Faktory Smart, pois somente após o encerramento das ordens o estoque será movimentado, ou seja, irá sair as barras inteiras do local de estoque do cliente e entrará os pedaços cortados nas medidas corretas no mesmo local de estoque.

Sugestão: Antes de encerrar as ordens de produção de corte acesse a consulta de estoque do local do cliente e observe que os perfis inteiros encontram-se lá. Logo após encerrar as ordens de produção de corte acesse a consulta de estoque novamente e observe que os perfis inteiros saíram do estoque e agora encontram-se somente os perfis cortados.

 

Ordem de Produção de Fabricação

Assim que o técnico terminar a importação de Corte o próximo passo é a importação de Produção do Pref para o sistema Faktory, para que sejam geradas as Ordens de Produção de Fabricação.

Para isso acesse o Menu Preference. Selecione a Conexão desejada e a Etapa Produção.

Selecione o pedido desejado e clique no botão Estoque. Ao abrir a tela de importação escolha a opção Produção e clique no botão Importar.

 

Ordem de Produção de Fabricação

Terminada a importação de Produção o sistema Faktory Smart irá gerar automaticamente as Ordens de Produção de Fabricação. Para visualizá-las acesse o Menu Estoque - Ordem de Produção.

Note que será aberta a tela de Ordens de Produção. No filtro Tipo selecione a opção Fabricação e no filtro Projeto selecione o projeto desejado.

O sistema gera as Ordens de Produção de Fabricação com o status Em Edição. Se as ordens de fabricação serão atendidas o responsável pela Produção deve finalizar cada ordem de produção de fabricação. Para isso selecione cada ordem através da flag na janela de seleção e clique no botão Finalizar, em seguida o status muda para Finalizado.

Após as ordens de produção estarem finalizadas o colaborador do almoxarifado poderá realizar as baixas de requisições. Para isso selecione a ordem desejada através da flag na janela de seleção e clique no botão Baixar Requisição.  Logo em seguida será aberta a tela de Baixa de Requisições. Note que no cabeçalho da tela encontra-se a esquadria que deve ser fabricada e logo abaixo todas as requisições necessárias para fabricar essa esquadria, ou seja, todo a matéria prima que serão utilizados no processo de fabricação da esquadria.

No campo Local de Estoque informe o local de estoque do cliente desejado.

Na coluna Quantidade Requisitada contam a quantidade de cada item que será utilizado no processo de fabricação. Na coluna Quantidade Baixar você deve preencher com a quantidade de mercadoria que está saindo do local de estoque do cliente para atender a essa ordem. Lembrando que essa quantidade poderá ser total ou parcial. Após informar na coluna Quantidade Baixar a quantidade que está saindo do local do estoque clique no botão Gravar.

Importante: É muito importante que seja realizada as baixas de requisição para que haja a movimentação do estoque, ou seja, os produtos saiam do local de estoque da obra do cliente. No momento da baixa de requisição o colaborador do almoxarifado deve entregar os produtos para a equipe de produção, para que as esquadrias sejam produzidas. Já os materiais que são utilizados somente no momento da instalação, aconselho que sejam guardados separadamente e identificados, pois esses produtos já foram baixados do local de estoque do cliente. Após a realização das baixas de requisição o próximo passo é o encerramento da ordem de produção de fabricação pelo responsável da produção.

 

Encerramento de Ordem de Produção de Fabricação

Depois que as Ordens de Produção forem atendidas, ou seja, as esquadrias foram fabricadas, o responsável pela Produção deve encerrar a ordem de produção de fabricação para que aconteça a movimentação do estoque. Para isso selecione cada ordem através da flag na janela de seleção e clique no botão Encerrar OP.

No momento do encerramento das ordens de produção informe o local de estoque do cliente, informe a data da movimentação e quantidade produzida; podendo ser total ou parcial.

Após encerradas as ordens de produção a cor do status mudará de vermelho para verde.  Se foi produzida parcialmente o status ficará na cor amarela.

É muito importante encerrar as ordens de produção de fabricação no sistema Faktory Smart, pois somente após o encerramento das ordens o estoque será movimentado, ou seja, as esquadrias produzidas irão entrar no local do estoque do cliente.

Importante: Se as ordens de produção de fabricação não forem encerradas, o colaborador de faturamento não irá conseguir faturar a nota fiscal, pois a esquadria não estará no estoque.

 

Faturamento

Para realizar o faturamento de um pedido de venda acesse o Menu Faturamento - Nota Fiscal.

Note que será aberta a tela de Notas Fiscais:

Para criar uma nova nota fiscal clique no botão Novo. Note que será aberta a tela de Inclusão de Nota Fiscal. Informe o Documento desejado. No campo Participante selecione o cliente. Em seguida clique no botão Adicionar Pedido de Venda.

 

Note que será aberta a tela de Itens de Pedido de Venda. Nesta tela constam todos os pedidos de venda em abertos do cliente selecionado. Selecione através da flag na janela de seleção os itens de cada pedido de venda que deseja vincular à nota fiscal e clique no botão Selecionar.

Em seguida note que os itens selecionados estarão na tela de elaboração da nota fiscal. Em seguida analise cada campo da tela. Atente-se a campos como: Finalidade, CFOP, Local de Estoque, Valores dos produtos e dos impostos.

Lembrando que:

·         Cada cliente possui seu local de estoque;

·         Se for consumidor final a Finalidade será Consumo;

·         Atente-se ao CFOP correto para a operação realizada;

·         Atente-se aos valores de cada item;

·         Atente-se ao regime de tributação adotado pela empresa.

Na aba Observações você pode escrever as informações que deseja que apareça no rodapé da nota fiscal.