Instruções de Integração

Apresentação

Este documento tem por objetivo estabelecer padrões de integração entre o sistem técnico CEM e o sistema de gestão Faktory, tanto nas exportações de Orçamento (Pedido de Venda) como nas exportações de Estoque, Corte e Produção.

Diante das mais variadas maneiras existentes atualmente no mercado de esquadrias para planejamento, execução e acompanhamento de obras, se fez necessário uma análise das regras de negócio hoje praticadas para verificação de possíveis falhas nos processos, e possibilidade de melhoria nos procedimentos adotados.

Sendo assim, elaboramos o manual a seguir contendo informações referente a metodologia que deve ser aplicada nas diversas fases das obras em produção.

Desenvolvimento da Obra

1. Elaboração do Orçamento

Sabemos que a elaboração do orçamento é além do início, parte fundamental de toda a obra, pois nele estão contidas diversas informações sobre: o cliente, a obra, as tipologias (esquadrias), suas quantidades de peças e também seus preços de venda. Logo, não podemos negligenciar esses pontos elaborando um orçamento de qualquer modo, pensando apenas na apresentação da proposta para o cliente.

Sendo assim, o conteúdo do orçamento deve representar com fidelidade todos os pontos acordados entre Empresa x Cliente conforme contrato. Isso irá garantir a integridade das informações exportadas para o Faktory, onde será realizada toda a gestão da obra, por isso a relevância dos dados exportados serem corretamente informados no sistema técnico CEM.

2. Exportação do Orçamento (pedido de venda)

Ao exportar o orçamento para o Faktory, será gerado automaticamente um Pedido de Venda. Este é a cópia do orçamento gerado no CEM e será utilizado para gerenciamento das vendas realizadas e faturamento para o cliente.

Por mais que a venda tenha sido concretizada e formalizada em contrato, é possível que o cliente queira realizar alterações no projeto inicial, alterando: produtos, quantidades, cor dentre outros mais. Essas alterações podem representar tanto um acréscimo como uma diminuição e isso faz toda a diferença. Se tratando de alterações de acréscimo seja na quantidade ou uma nova tipologia, existem dois meios para se realizar.

• Alteração de acréscimo no orçamento já exportado, depois de realizada a primeira exportação deve-se exportar novamente o orçamento. Ao exporta-lo será gerado no Faktory automaticamente um novo Pedido de Venda contendo SOMENTE as quantidades ou as tipologias acrescentas ao orçamento no CEM.

• Acréscimo efetuado em novo Orçamento. É comum também algumas empresas tratarem alterações de acréscimo como sendo um extra (aditivo), ou seja, um novo orçamento. Nesse caso após elaborar o novo orçamento no CEM e exporta-lo, será gerado automaticamente no Faktory um novo Pedido de Venda. Aqui devemos ressaltar que, por se tratar de um novo orçamento exportado; o Pedido de Venda ficará vinculado à um novo Projeto dentro do Faktory.

Se tratando de uma diminuição no Projeto inicial, seja de quantidades ou até mesmo a troca de uma Tipologia por outra, então a alteração deve obrigatoriamente ser realizada no orçamento já exportado.

• Alteração de diminuição no orçamento original, primeiramente deve-se cancelar o Pedido de Venda no Faktory já gerado na exportação anterior. Vale lembrar que antes de seu cancelamento deve ser verificada a existência de valores já recebidos do cliente ou até mesmo faturamento realizado. Após o cancelamento do Pedido de Venda, a alteração deve ser efetuada no orçamento no CEM e em seguida exporta-lo novamente para o Faktory, gerando automaticamente o novo Pedido de Venda com as devidas alterações.

Obs.: caso o pedido de venda anterior tenha sido faturado parcialmente, será necessário a realização da conferência do novo Pedido de Venda para a devida EXCLUSÃO manual dos produtos e/ou quantidades já faturadas anteriormente.

3. Planejamento, Execução e Acompanhamento

Devido a suas características específicas, sabemos que cada obra é única e assim deve ser tratada. Entretanto, para um adequado gerenciamento da realização das tarefas existentes em todo o processo, antes devemos possuir um planejamento e este somente pode ser realizado mediante a definição e aplicação de rigorosos padrões de procedimentos.

Não é possível realizarmos uma boa gestão sem o envolvimento e comprometimento de todas os departamentos. Nesse sentido é necessário o estabelecimento de regras, que nos permitem uma programação que nos leva a realização do controle da obra.

Sendo assim, primeiro há que se definir os seguintes pontos:

• O levantamento dos materiais será efetuado considerando toda a Obra, por Estágios da Obra ou por Etapas da Obra?

• A lista de Corte dos Perfis será gerada levando em consideração a Obra em sua totalidade para um melhor aproveitamento das barras, será por Estágios ou por Etapas da Obra?

• A lista de Produção das tipologias, será gerada da Obra completa, por Estágios ou Etapas da Obra?

Somente após a definição dos pontos acima citados, é possível iniciar a exportação de Estoque, Corte e Produção da Obra do sistema técnico CEM para o Faktory.

4. Exportação

Primeiramente devemos deixar claro o seguinte, para a correta exportação do Estoque, Corte e Produção é necessário que seja criado a obra “PROD”, pois é através dela que será possível inserir materiais extras, substituir materiais, entre outras coisas.

A obra chamada PROD no CEM é considerado no Faktory um “Estágio” da obra completa.

Com base das definições acima mencionadas, devemos estabelecer antes do início das exportações quais das opções abaixo iremos adotar.

4.1 Exportação Estoque, Corte e Produção - Obra Completa (somente uma PROD)

Está opção se trata do levantamento total dos materiais da obra, ou seja, está considerando os materiais que a empresa deve possuir para a produção de todas as tipologias relacionadas na obra. Ao exportar essa obra PROD será gerado no Faktory a lista de todos os materiais para atender a necessidade de toda a obra.

Esse modelo de obra PROD torna desnecessária outras exportações de Estoque, Corte e Produção da mesma obra, (se, não ocorreram alterações na obra PROD, como: cores ou a inclusão de algum material após a exportação) já que na primeira exportação estavam considerados todos os materiais.

4.2 Exportação Estoque, Corte e Produção - Estágios (várias PRODs)

Recomendada para Empresas que procuram realizar uma programação com diversas obras simultaneamente, onde a liberação de compras e produção por obras são realizadas em Estágios (lotes). Nesse caso cada obra PROD seria um lote que deve ser exportado gerando a lista de materiais parcialmente, ou seja, considerando somente os materiais necessários para as tipologias relacionadas na obra PROD.

Sendo assim, a obra principal pode conter inúmeras PROD’s (ex.: PROD_1, PROD_2, PROD_3...) todas diferentes entre si.

Veja imagem abaixo:

Cada obra PROD deve ser exportada uma única vez, gerando automaticamente no Faktory os registros dos materiais calculados na PROD exportada.

Ressaltamos que cada PROD é diferente das demais, e partir da exportação, é gerado no Faktory exatamente os materiais calculados na PROD exportada. Caso após a exportação seja necessário alteração da PROD, acrescentando materiais, ao exportar novamente será gerado no Faktory os registros dos materiais acrescentados na PROD. Se, porém, ocorrer o contrário, caso seja necessário retirar materiais da PROD, então os mesmos materiais retirados na PROD devem ter seus registros no Faktory cancelados manualmente.

ATENÇÃO!

Quando optamos por realizar a exportação por Estágios, ou seja, obras PRODs, não se deve sob nenhuma hipótese marcar ou desmarcar a coluna “Calc?” da obra PROD após a realização de uma exportação com a intenção de exportar a mesma PROD novamente.

Veja imagem abaixo:

4.3 Exportação Estoque, Corte e Produção – Etapas (uma ou várias PRODs)

Para grandes projetos com longos períodos de duração, o recurso de Etapas é ideal para gerenciamento da Obra.

Nesta modalidade é possível trabalharmos com uma ou mais PRODs (lotes) sendo que em cada PROD podemos ter inúmeras Etapas e estas relacionadas com diferentes tipologias.

A obra dividida em etapas otimiza as tarefas da área técnica da empresa, possibilitando um trabalho mais focado nas etapas, mais próximas do momento das compras e produção.

Após criar as etapas da obra PROD, é necessário que as mesmas sejam relacionadas às tipologias da obra. Feito o relacionamento entre etapa e tipologia, a obra PROD pode ser exportada. Porém, existe um procedimento a ser realizado para a correta exportação.

Editando a obra PROD, no botão ITENS conseguimos relacionar as etapas às tipologias. Ao lado da etapa temos a coluna “CALC?”. Essa coluna deve ser preenchida da seguinte maneira:

• Apenas as tipologias que estão relacionadas à Etapa que deseja exportar devem estar com essa marcação.

Conforme podemos observar na imagem acima, somente as tipologias relacionadas com a Etapa 1_ANDAR estão marcadas na coluna “Calc?”. Esta coluna determina quais são as tipologias que estão sendo calculadas pelo sistema técnico CEM que por consequência serão os materiais referente às tipologias marcadas que serão exportados para o Faktory.

PROCEDIMENTO CORRETO!

Para exportação devem estar marcadas na coluna “Calc?” todas as tipologias relacionadas à mesma etapa.

Para realizar a exportação de uma nova etapa, é necessário que primeiramente seja desmarcado a coluna “Calc?” das tipologias relacionadas à etapa já exportada e depois marcar a coluna “Calc?” de todas as tipologias relacionadas à outra etapa que deseja exportar.

ATENÇÃO!

SOMENTE é possível exportar uma Etapa por vez para o Faktory.

NUNCA se deve utilizar a coluna “Calc?” indiscriminadamente, principalmente após ter ocorrido a exportação da Etapa.

Após já exportada uma Etapa, NÃO PODE desmarcar a flag ‘’Calc?’’ a fim de exportar somente um item da Etapa. Se necessário exportar a Etapa novamente, por causa de um item, deve-se exportar toda a Etapa; com todos os itens; para que o sistema Faktory garanta a integridade dos dados da Etapa selecionada.

SEMPRE seguir as orientações acima citadas.

5. Exportação Estoque

Ao exportar o Estoque do CEM, podem ser gerados no Faktory três registros distintos:

• Transferência de Local de Estoque que são os materiais com saldo no estoque Almoxarifado que o sistema Faktory encontrou disponíveis para utilização na obra exportada. Obs.: esses materiais devem ser conferidos fisicamente para garantir que de fato existem e estão em condições de uso.

• Solicitação de Compra que são todos os materiais que não possuem saldo em estoque Almoxarifado e o sistema Faktory está indicando que devem ser comprados.

• Ordens de Produção de Beneficiamento que são as ordens de pintura/anodização das barras de perfil de alumínio. Obs.: estas Ordens de Produção de Beneficiamento somente serão geradas quando no momento da exportação do Estoque for selecionado a seguinte opção “Comprado natural e beneficiado” no botão “Origem dos Perfis”, conforme imagem abaixo:

6. Exportação Corte

Ao exportar o Corte será gerado automaticamente no Faktory as Ordens de Produção de Corte das barras referente as tipologias calculadas. As Ordens de Produção de Corte no Faktory são as movimentações que irão transformar a barra inteira nos pedaços com as medidas corretas necessárias para a produção das tipologias.

Veja imagem abaixo:

7. Exportação Produção

A exportação da Produção gera no Faktory as Ordens de Fabricação das tipologias vendidas. Esta ordem de produção é a fase da montagem da tipologia, ou seja, o sistema requisita do estoque todos os materiais (componentes, vidros, pedaços de barras) necessários para a montagem e os transforma na tipologia.

Veja imagem abaixo:

8. Parametrização

Como podemos observar acima, existem diferentes opções de acompanhamento e exportação de obras do sistema técnico para o Faktory. Cada uma dessas opções gera no sistema técnico cálculos otimizados e por consequência os registros gerados no Faktory são também diferenciados.

Após a definição do processo mais adequado à empresa, os parâmetros do sistema Faktory devem ser informados conforme os procedimentos que serão adotados.

Atendendo as necessidades descritas nos itens 4.1 e 4.2 estão os parâmetros 302 e 366 que podem ser utilizados simultaneamente. Abaixo segue as descrições de cada parâmetro e suas respectivas validações.

• 302 – Verificar somente a necessidade do Estágio da obra produção durante a integração do Estoque.

Quando ativado esse parâmetro o sistema Faktory permite a exportação do Estoque somente mediante a elaboração da obra PROD no sistema técnico e todas os registros gerados no Faktory a partir da exportação serão baseados nos cálculos efetuados na obra PROD.

• 366 – Verificar somente a necessidade do Estágio da obra produção durante a integração do Corte.

Quando ativado esse parâmetro o sistema Faktory permite a exportação do Corte somente mediante a elaboração da obra PROD no sistema técnico e todas as ordens de produção de Corte geradas a partir da exportação serão referentes aos cálculos efetuados na obra PROD.

Já a situação citada no item 4.3 será atendida pelo parâmetro 360.

• 360 – Verificar somente a necessidade da Etapa da obra produção durante as integrações de Estoque, Corte e Produção.

Quando ativado esse parâmetro o sistema Faktory permite a exportação do Estoque, Corte e Produção somente mediante a elaboração da obra PROD com Etapas relacionadas às tipologias e todos os registros criados no Faktory a partir da exportação estarão vinculados à Etapa informada na obra PROD.

Para casos muitos específicos que exigem um nível mais elevado de controle e necessitam de mais flexibilidade devido a variações, existe o parâmetro 365.

• 365 – Verificar somente a necessidade da Etapa da obra produção durante a integração do Corte.

Quando ativado esse parâmetro o sistema Faktory permite a exportação do Corte somente mediante a elaboração da obra PROD com Etapas relacionadas às tipologias e as Ordens de Produção de Corte geradas a partir da exportação estarão vinculadas à Etapa informada na obra PROD.

ATENÇÃO!

Este último parâmetro 365 SOMENTE deve ser utilizado quando houver a necessidade de combinações entre a exportação do Estoque e Produção descrita no item 4.1 com a exportação do Corte descrita no item 4.3. Ou seja, a compra de materiais é por estágio (prod), mas o corte é por etapa.

Caso tenha alguma dúvida entre em contato com nosso Suporte Técnico:

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